Многие предприниматели нанимают на работу сотрудников, но не все знают, как эта процедура делается правильно. В этой статье мы детально распишем порядок приема на работу персонала и разберем все необходимые нюансы.

Введение

Все особенности приема на работу максимально корректно и точно описаны в ТКРФ. Мы рекомендуем вам изучить 10 и 11 главу кодекса, чтобы понимать все нюансы составления трудового договора. Также ознакомьтесь со статьей 66 ТК и постановлением Правительства РФ №225 “О Трудовых книжках”.

Первым делом проводится собеседование и отбор соискателей

Это позволит вам разобраться в процессе оформления сотрудников и оформлении первичной документации при приеме на работу.

Обратите внимание: правила и нормы трудового кодекса РФ действуют во всех федеральных образованиях. Все сотрудники оформляются одинаково: сезонные, временные, совместители, постоянные.

Прием на работу осуществляется по следующей схеме:

1. Соискатель проходит собеседование, вы определяете его компетенцию и изучаете резюме.
2. Если соискатель вам подходит, то он приносит все нужные документы для рассмотрения.
3. Соискатель пишет заявление о приеме на работу, указывая в нем соответствующую должность.
4. Проводится ознакомление сотрудника с нормативными документами, распорядком работы, внутренним уставом, рабочим местом, коллективом. В некоторых случаях ознакомление делается под роспись.
5. Составляется трудовой договор, он подписывается двумя сторонами. Трудовой договор может быть типовым или измененным под реалии предприятия.
6. Издается приказ о приеме нового работника. Приказ делается обязательно, поскольку его номер записывается в трудовую книжку.
7. Работник отдела кадров или сам предприниматель заполняет карточку на сотрудника. Она составляется по классической форме №2.
8. После заполнения карточки ОК составляет личное дело на сотрудника и делают запись в его трудовую. Все документы сотрудника хранятся в отделе кадров - они должны быть надежно защищены от потери.

Какие документы входят в личное дело

Теперь, когда вы знаете порядок оформления приема на работу, разберем как создается личное дело сотрудника. Сформировать его работник отдела кадров обязан сразу после приема соискателя на работу. В него входит:

1. Копии всех заполненных страниц паспорта соискателя.
2. Копия свидетельства о государственном пенсионном страховании.
3. Трудовая книжка.
4. Приписное свидетельство из военкомата или военный билет.
5. Диплом или другое свидетельство о полученном образовании (копии).

Обратите внимание: если вы оформляете сотрудника на первое место работы, то заполнять трудовую и свидетельство о страховании нужно будет именно вам.

Рабочая деятельность сотрудника начинается после подписания трудового договора

При устройстве на некоторые предприятия или специфические должности с сотрудника могут потребовать дополнительные документы. К примеру, для шоферов обязательной считается медицинская справка. При найме на госслужбу соискатель дополнительно должен заполнить анкету, в которой указываются данные о родственниках и прочие специфические моменты. Собирать личное дело сотрудник отдела кадров начинает сразу после написания заявления о приеме на работу — в него сразу же входят копии паспорта, диплома, трудовая и пр.

Знакомство работника с нормативными актами

После того как заявление от работника принято, а его кандидатура утверждена, необходимо ознакомить его с имеющимися нормативными актами и трудовыми обязанностями. Согласно ТКРФ, делать это необходимо до подписания обеими сторонами трудового договора. Мы рекомендуем делать это под роспись, а документ об ознакомлении приложить к личному делу. Почему именно так? Если в будущем у вас возникнут какие-то проблемы с сотрудником, то он уже не заявит, что “не знал” об определенных правилах, действующих на предприятии.

Читайте также: Как посчитать дивиденды учредителю ООО с примерами

С чем должен быть ознакомлен новый сотрудник? В обязательном порядке с:

1. Расписанием режима работы, внутренним распорядком.
2. Всеми пунктами коллективного договора.
3. Должностными обязанностями и инструкциями.
4. Инструкциями по охране труда.

Если у вас на предприятии действуют другие акты и распорядки, то обязательно ознакомьте с ними рабочего. Его подпись может ставиться либо в журнале (который оформлен соответствующим образом) либо на отдельных листах.

Обратите внимание: в некоторых случаях акты могут являться приложениями к действующему трудовому договору. Когда работник подписывает его, он соглашается со всеми нормативами.

Ознакомление с документами должно проходить под подпись

Составление договора

Официально прием работника на работу оформляется посредством подписания договора. Он может быть:

1. Гражданско-правовым.
2. Трудовым.

Человек, который отвечает за найм сотрудников и их оформление, должен понимать отличия между этими понятиями. Гражданско-правовой договор позволяет нанять человека для решения определенных задач за конкретную заработную плату, никак не соотносящуюся с зарплатами и способом их выплаты в компании. Трудовой договор оформляется с работниками, которые оформляются на постоянную занятость.

Чтобы понять отличие этих двух договоров, разберем простой пример. У вас есть компания, в которой работает 10 человек. Вы решили расшириться и взять на производство еще двоих сотрудников, которые будут работать точно также, как и остальной коллектив. В этом случае оформляется трудовой договор. Но для того чтобы расшириться, вам нужно построить новый цех. Вы не хотите нанимать для этого стороннюю бригаду, а трудоустраиваете еще четверых сотрудников, которые будут работать именно над постройкой нового помещения. Вы платите им по сдельно-премиальной схеме в зависимости от проделанной работы.

Примечательно, что при приеме подобных сотрудников нет нужды составлять приказ и проводить их по всем документам. Также на сотрудников, подписавших гражданско-правовой договор, не распространяются многие социальные гарантии. Подобное оформление возможно только в некоторых случаях - набирать по нему основной персонал не рекомендуется.

Оформление трудового договора

Теперь давайте более детально разберем основные правила приема на работу и документальное оформление сотрудника. Итак, он уже написал заявление и ознакомился с действующими на предприятии нормативами. Теперь пришло время подписать трудовой договор. Он распечатывается в двух экземплярах — один остается у сотрудника, второй находится в отделе кадров. После этого работник может приступать к исполнению своих обязанностей. Если же необходимо, чтобы он вышел на работу прямо сегодня, то подписание соглашения можно отложить на срок до 3 дней.

Трудовой договор может иметь вложения с нормативными актами

В данном документе в обязательном порядке указываются следующие данные:

1. Полное название предприятия.
2. Название документа, дата его подписания, печать предприятия.
3. Дата вступления сотрудника в должность, дата начала действия документа.
4. Если сотрудник принимается на испытательный срок или по совместительству, то данные пункты должны быть прописаны в договоре.
5. Права сотрудника.
6. Обязанности сотрудника.
7. Права работодателя.
8. Обязанности работодателя.
9. Порядок оплаты труда, ключевая ставка.
10. Гарантии, которые обеспечиваются предприятием.
11. Распорядок работы, длительность отпуска.
12. Ответственность обеих сторон.
13. Условия, при которых договор может быть расторгнут.
14. Условия по страхованию сотрудника.
15. Решение спорных вопросов.

Обратите внимание: именно трудовой договор является ключевым документом, регулирующий отношения сотрудника и работодателя. Вы должны максимально подробно и четко прописывать в нем все требования и различные нюансы, касающиеся рабочих моментов.

Оформление приказа и личной карточки

После подписания ТД происходит официальное оформление на работу сотрудника путем издания соответствующего приказа. Форма приказа свободная. Этот документ печатается в трех экземплярах - один передается соискателю, второй подшивается в папку с приказами по предприятию, третий отправляется в отдел кадров. Помните, что приказ издается в день заключения трудового договора - разницы в датах быть не должно.

23.03.2012, 15:26

Предлагаю вашему вниманию пошаговую процедуру оформления работника на работу. Схема выполнена в программе Xmind Pro и отражает общий порядок оформления на работу . Также представлен текстовый вариант алгоритма (под схемой).

Обращаю внимание, что в некоторых случаях при трудоустройстве работника приходится отступать от общего алгоритма оформления – алгоритм либо упрощается, либо расширяется. Об особенностях оформления различных категорий сотрудников мной будут подготовлены отдельные материалы и схемы.

Текстовый вариант алгоритма

1. Подготовительные мероприятия

• Получение документов, необходимых для оформления на работу
• Направление на предварительный медицинский осмотр (если необходимо)

2. Получаем

1. Ознакомливаем работника с локальными нормативными актами и коллективным договором (при его наличии) – под роспись в Журнале ознакомления с ЛНА

3. Заключаем трудовой договор

4. Заключаем договор о полной материальной ответственности

• Заполнение шаблона договора
• Подписание договора работодателем и работником
• Регистрация договора в Журнале регистрации договоров о материальной ответственности
• Вручение одного экземпляра трудового договора работнику

5. Готовим приказ о приеме на работу

• Составляется по унифицированным формам Т-1 и Т-1а
• Подписание приказа у руководителя
• Регистрация приказа в Журнале регистрации приказов
• Ознакомление работника с приказом под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы

6. Вносим записи в трудовую книжку

7. Вносим сведения в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

8. Оформляем личную карточку

9. Направляем обязательную информацию

• По последнему месту службы – в отношении граждан, которые за последние два года, предшествующие трудоустройству, замещали должности государственной или муниципальной службы – в десятидневный срок с даты заключения трудового договора
• В военные комиссариаты и (или) органы местного самоуправления – в отношении граждан, подлежащих воинскому учету

После предоставления уполномоченному должностному лицу заявления о вступлении в должность, и удостоверения этого заявления руководителем организации, требуется сформировать соответствующий документ, официально удостоверяющий факт трудоустройства.

Таковым будет приказ.

Приказ о приёме на работу – это основной документ, выражающий согласие руководителя организации в официальной форме. Регулируется нормами статьи 68 ТК РФ. Этот документ всегда издается на юридических основаниях, которыми, в данном случае, выступает заявление претендента на должность.

Статья 68. Оформление приема на работу

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

После выхода приказа, просьба изъявленная заявителем считается удовлетворённой. Так же выход документа определяет начало процесса оформления трудовых отношений и разрешение приступить к должностным обязанностям.

СПРАВКА: Независимо от наличия электронного вида документа, обязательно требуются для хранения их оригиналы на бумажном носителе.

Какие существуют формы документа?

Приказы составляются и оформляются при использовании типовых форм, утверждённых Госкомстатом РФ 5.01.04 г, под № 1 .

При приёме на работу используются формы Т-1 и Т-1а.

Если оформление проводится переводом с одной должности на другую, используется форма Т-5.

Фото

Ознакомьтесь как выглядит фото приказа о приеме на работу.

Журнал регистрации приказов о приёме на работу

Каждая организация, независимо от формы собственности и статуса учредителя, обязана вести журнал, где регистрируются приказы. Журнал имеет вид книги и специализированную форму, в которой расположена таблица с колонками, в которые вносятся сведения о каждом документе:

• порядковый номер записи;
• дата внесения;
• номер приказа;
• вид (о приёме, увольнении, переводе и т.п.);
• Ф.И.О. сотрудника;
• табельный номер работника;
• основание (ссылка на заявление, договор и т.п.).

Листы в журнале должны быть соблюдать нумерацию, а журнал опломбирован и прошнурован. Опломбировка удостоверяется штампом или печатью, с указанием должности или фамилии лица, проводившего опломбировку.

В небольших компаниях допустимо вести такие журналы, изготовленные самостоятельно. В крупных организациях и учреждениях целесообразно приобрести готовые бланки журналов. Когда все страницы журнала будут заполнены, заводится новый экземпляр, а старый убирается на хранение в архив.

На фото пример документа:

Как оформить приказ о приеме на работу по форме Т-1а?

Эту форму приказа удобно использовать индивидуальным предпринимателям и учредителям, которые набирают рабочих бригадным методом.

В начале формы даются:

• реквизиты приказа;
• дата выхода;
• общие сведения о работодателе: наименование и код.

• табельный номер;
• фамилия, имя, отчество;
• должность с указанием разряда и подразделение;
• тарифная ставка, оклад, с надбавками;
• основание приказа (трудовой договор);
• дата выхода на работу;
• условия приёма на работу, период, наличие испытательного срока.

Многие не знают о том, ставится ли печать на приказе о приеме на работу. Последняя колонка в таблице отводится для проставления подписи каждого из работников, об ознакомлении его с приказом. Работодатель подписывает приказ внизу, под таблицей, и удостоверяет его печатью. Ниже вы можете скачать образец и шаблон приказа о приеме на работу.

Как оформить приказ о приеме на работу — смотрите в видео ниже:

Где и какой срок хранятся документы?

Приказы передаются в отдел кадров, где подшиваются в отдельную папку по годам выхода.

Хранятся в несгораемом шкафу, как и прочие документы, относящиеся к повышенной степени сохранности.

Из отдела кадров в архив они могут передаваться только по прошествии 5 лет.

Впоследствии в архиве они должны сохраняться 75 лет. В прошествии данного срока – уничтожаются в установленном законодательством порядке.

ВНИМАНИЕ: Любые нарушения работодателя или уполномоченного должностного лица, в сторону оформления работников, могут рассматриваться административным нарушением по статье 5.27 КоАП РФ , с уплатой штрафа от 10 до 100 000 рублей.

Заключение

Трудовое законодательство предусматривает нормы, которые предъявляются к составлению приказов о трудоустройстве сотрудников, а так же – к регламенту хранения и регистрации кадровых документов.

Сложные отношения между сотрудниками и работодателями требуют специальных норм и регулирования. Процесс приема на работу в Трудовом кодексе (далее в статье – Кодекс) подробно регламентирован. Его точное соблюдение позволит в короткие сроки документально зафиксировать нового сотрудника. На большинстве предприятий оформлением работников занимается отдел кадров. Его отлаженная деятельность способствует ускоренной адаптации сотрудников на новом месте для выполнения своих обязанностей.

Основные этапы оформления работников

Процесс трудоустройства многими воспринимается как непрерывный акт. Но это ошибочное мнение. Он проходит через восемь этапов. На каждом из них сотрудник подвергается тщательной проверке на соответствие предоставленных данных реальным. Рассмотрим каждый из них подробно.

1. Подготовительный этап

От него зависит решение работодателя о возможности дальнейшего рассмотрения конкретного лица, как кандидата на вакантную должность. В первую очередь нужно установить имеются ли у него какие-либо ограничения для выполнения трудовых обязанностей. Проверяется, попадает ли сотрудник под категории граждан, для которых законом предполагается запрет на выполнения определенных видов деятельности (ст. 351 Кодекса). Для оформления на работу в отделе кадров запрашивают следующие документы:

• удостоверение, паспорт или другие документы для идентификации личности;
• свидетельство о пенсионном страховании;
• дипломы, аттестаты и сертификаты, подтверждающие квалификацию необходимую работнику для выполнения функциональных обязанностей со специальными знаниями и требуемым уровнем подготовки;
• трудовую книжку, если работник имеет трудовой стаж и устройство на работу не является совместительством;
• соответствующие документы для военнообязанных о постановке на воинский учет;
• уведомления, справки и другие формы, подтверждающие отсутствие судимости, приводов и фактов преследования по уголовным статьям российского законодательства, в случае если данная информация требуется для поступления на работу и является запрещающим основанием для лиц, которые имеют в послужном списке данные факты. Все категории работ с особыми требованиями перечислены в законах федерального уровня и кодексе.

В перечень документов требуемых при устройстве могут вноситься изменения. Работодатель не вправе самовольно решать, какую информацию требовать от соискателя. Это должно производиться в соответствии с принимаемыми нормативными актами и другими государственными законодательными документами. В них содержатся перечни необходимых бумаг для каждой категории граждан. Трудовым кодексом при приеме на работу устанавливается необходимость проведения медицинского обследования. Основанием для этого служит ст. 69 Кодекса.

При оформлении сотрудника закон не ставит в обязанность работодателю требовать заявление о приеме. Оно может быть предоставлено по желанию кандидата. В некоторых случаях в компаниях просят предоставить заявление для удобства ведения внутреннего документооборота. Иначе дела обстоят в государственных и муниципальных образованиях. Закон устанавливает подачу заявления о приеме в обязательном порядке (сама процедура регламентируется специальными подзаконными актами).

1. Информирование

В обязанности работодателя входит информирование сотрудника. Под этим понимается ознакомление последнего с правилами, которые регулируют трудовую деятельность предприятия, с функциональными обязанностями на рабочем месте, коллективным договором и другими документами связанные с организацией трудового процесса. Как гласит статья 68 Кодекса (часть 3) сотрудник должен поставить свою подпись в специальном акте после проведенного инструктажа. Законом не установлены правила проведения ознакомления работника с регламентирующими деятельность предприятия документами. Принято придерживаться установившихся правил для проведения таких действий (компания выбирает наиболее приемлемый вариант):

• оформление журнала инструктажа. В нем должны быть указаны дата проведения и тема ознакомления, перечислены все локальные документы, определяющие трудовой процесс предприятия и функциональные обязанности на рабочем месте;
• информационные листы. В них сотрудники расписываются и тем самым подтверждают факт ознакомления со всеми документами и должностными инструкциями;
• внесение специального пункта в договор – об ознакомлении с перечнем актов и местом для подписи сотрудника.

1. Оформление договора

Сразу после приема на работу, но не позднее трех дней после того, как он приступил к осуществлению своих функциональных обязанностей. Его оформление должно производиться в двух экземплярах с росписями работодателя и сотрудника. Договор может быть согласован с другими инстанциями, от решения которых зависит его подписание, даже если они и не являются прямыми работодателями. Об этом информирует статья 67 Кодекса. Правила оформления содержатся в статье 57 Кодекса.

Стоит обратить внимание на важность подписания договора о материальной ответственности работника одновременно с заключением договора о трудоустройстве. Порядок и сроки заключения его не регламентируются. Законом запрещается требовать подписания договора от уже принятых на работу сотрудников. Для правильного оформления следует ознакомиться со статьей 244 Кодекса, где указаны категории лиц, с которыми должен заключаться договор о полной материальной ответственности. Приказ №85 Минтруда РФ от 31.12.2002 поможет определить, есть ли на предприятии должности, которые предполагают обязательное составление указанных бумаг.

1. Получение сотрудником второго экземпляра договора

Договор составляется в двух экземплярах. Подписи работодателя и сотрудника обязательны. Они являются гарантией указанных в договорах прав и обязанностей. Данный факт регламентируется статьей 67 Кодекса.

1. Работодателем

Выпуск приказа производится на основании и в строгом соответствии с подписанным договором. Его регистрация проходит в порядке, установленном на предприятии. Приказ фиксируют в журнале или других, предусмотренных в данном случае документах, для учета приказов и распоряжений.

1. Информирование работника о приказе

Информирование сотрудника об издании приказа, происходит не позднее трех дней после того, как работник приступил к своим обязанностям. Факт ознакомления с выпущенным документом следует подтвердить подписью сотрудника в журналах учета, предусмотренных для подобных процедур. Соблюдение порядка учета необходимой документации ложится на плечи работодателя (статья 68 Кодекса).

1. Оформление трудовой книжки и внесение в нее соответствующей записи о новом месте работы

Ведение трудовых книжек прямая обязанность работодателя, прописанная в статье 66 Кодекса. Ее заполнение должно происходить в строгом соответствии с соответствующими законодательными актами. Формат самих книжек определяется уполномоченными для этого органами. Записи о начале трудовой деятельности на предприятии нужно сделать в обязательном порядке, если сотрудник выполняет свои обязанности больше пяти дней. В случае отсутствия по каким- либо причинам трудовой книжки, работодатель обязан ее оформить. Для осуществления контроля на предприятиях различных форм собственности и правовой ответственности заводится журнал учета. В него вносятся все данные прихода, расхода и оформления кадровой службой предприятия новых трудовых книжек.

1. Личная карточка сотрудника

Правилами ведения личных дел устанавливается порядок внесения записей в личную карточку после изменений, появившихся в трудовой. Каждый работник обязан расписаться в своей карточке после ознакомления с появившейся новой записью. Он также проверяет соответствие информации в своей карточке с записями, внесенными в трудовую. Сведения должны полностью совпадать.

Дополнительные обязанности руководителей при оформлении сотрудника на работу

В настоящее время ТК РФ при приеме на работу не обязывает работодателя заводить личные дела на своих сотрудников. Исключение составляют служащие государственных и муниципальных образований. Для них установлен обязательный порядок ведения личных дел. Компании вправе выбирать: вводить им дополнительную документацию или нет. Главное, не нарушать установленные федеральными законами положения о хранении персональных данных и соблюдать правила оформления.

В обязанности руководителей входит информирование военкоматов или местных властей о лицах, на которых распространяется обязанность воинского учета. Оповещение данных органов производится в двухнедельный срок после принятия военнообязанных на работу. Строго ограничено время, требуемое для ответа на запросы, которые касаются лиц, обязанных встать на воинский учет. Оно равно двум неделям.

Трудоустройство бывшего государственного служащего

Прием бывшего госслужащего на работу строго регламентируется. Как указано в статье 64.1, при оформлении трудового договора с данными лицами, руководитель предприятия, обязан сообщить о факте подписания договора нанимателю госслужащего по последнему месту работы в госорганах. Закон устанавливает для этого десятидневный срок после подписания бумаг. Обязательное уведомление о новых местах работы бывших госслужащих должно производиться в течение двух лет после увольнения со службы.

Каждый руководитель должен осознавать важность организации строгого учета, движения и хранения документов на своем предприятии. В этом вопросе не бывает мелочей. Рассмотренные этапы оформления документов являются стандартной процедурой при приеме большинства сотрудников на работу. Если предприятие с маленьким количеством работников, то создание отдела кадров нецелесообразно. Для больших компаний – это единственный выход ведения правильного учета.

Прием на работу — процедура, совершаемая кадровиками чуть ли не каждый день. И вроде все налажено до автоматизма… тем не менее иногда возникают вопросы. Например, как быть, если у работника отсутствует оригинал документа об образовании или нет документов воинского учета? В данной статье мы дадим ответы на эти и некоторые другие вопросы, наиболее часто возникающие при оформлении приема на работу.

Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

Трудовые отношения — отношения, основанные на соглашении между работодателем и работником о личном выполнении последним за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором (ст. 15 ТК РФ).

Трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с ТК РФ по соглашению. Однако договор может заключаться и на основании избрания на должность или по конкурсу, назначения на должность, направления на работу в счет установленной квоты, судебного решения о заключении договора. Кроме этого, трудовые отношения могут возникнуть на основании фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен.

Статьей 65 ТК РФ установлено, что при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. К иным документам можно отнести, например, паспорт моряка, или удостоверение личности моряка, так как в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 01.12.1997 N 1508 "Об утверждении Положения о паспорте моряка" он является документом, удостоверяющим личность;

— трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник принимается на работу на условиях совместительства;

— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

— документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу. К таким документам на основании п. 28 Положения о воинском учете, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719, относятся удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу (для призывников), и военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета) (для военнообязанных);

— документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. Помимо дипломов об образовании можно требовать иные документы. Например, при приеме врача необходимо затребовать сертификат специалиста, при приеме аудитора — квалификационный аттестат аудитора и пр.;

— справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

Относительно последнего документа у работодателей возникает вопрос: сам ли работник такую справку обязан предоставлять или запрос должен делать работодатель? Конечно же, работник самостоятельно обращается в компетентные органы и получает справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям. Работодателю не надо ничего делать.

В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов (ч. 2 ст. 65 ТК РФ). Например, ст. 283 ТК РФ позволяет при приеме по совместительству на тяжелую работу или работу с вредными и опасными условиями труда требовать справку о характере и условиях труда по основному месту работы. А на основании Федерального закона от 25.07.2002 N 115-ФЗ "О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации" от иностранного гражданина работодатель может потребовать разрешение на работу.

Обратите внимание! Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.

Довольно часто работодатели в числе прочих документов требуют от работника свидетельство о постановке физического лица на учет в налоговом органе по месту жительства на территории РФ (ИНН), а если такового нет, отказывают в приеме. Сразу скажем, что затребование данного документа, тем более отказ в приеме на работу в связи с непредоставлением ИНН, — грубые нарушения трудового законодательства. Вы спросите: как же без ИНН, ведь с заработной платы нужно перечислять НДФЛ и этот документ просто необходим? Действительно, именно ИНН идентифицирует конкретное лицо в системе налогов и сборов и он понадобится работодателю для перечисления НДФЛ, однако вы можете лишь разъяснить работнику необходимость данного документа.

Требование работодателя о предъявлении при приеме на работу документа о регистрации по месту проживания или пребывания также является незаконным. Отсутствие этого документа не может служить основанием для отказа в заключении трудового договора (Письмо Роструда от 18.12.2008 N 6967-ТЗ).

К сведению. При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

После предъявления всех необходимых документов работника обычно просят написать заявление о приеме на работу. Однако такое заявление утратило значение, поскольку обязательным является подписание трудового договора. Но если написать заявление — хуже не будет: это промежуточное соглашение о выходе на работу, которое чисто психологически может быть важным для кандидата. К тому же если это первое место работы человека, то в конце заявления он пишет, что трудовая книжка ему ранее не выдавалась, и расписывается — значит, работодателю нужно завести трудовую книжку.

Отметим, что в некоторых случаях заявление все же необходимо (в большинстве случаев в госструктурах). В частности, при поступлении на муниципальную службу предусмотрена подача гражданином заявления с просьбой о принятии на данный вид службы (Федеральный закон от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации").

Ознакомим с локальными нормативными актами

На основании ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

С правилами внутреннего трудового распорядка все ясно — именно они регламентируют порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя. С этим документом работника обязательно надо ознакомить. А вот относительно иных локальных актов встает вопрос — с какими именно из них ознакомить работника? Отвечаем. Нужно ознакомить работника не со всеми имеющимися в организации локальными актами, а лишь с теми, которые непосредственно касаются его трудовой деятельности. Например, таковыми могут быть положения об оплате труда (ст. 135 ТК РФ), о хранении и использовании персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ), о коммерческой тайне, об аттестации работников.

Обратите внимание! Факт ознакомления с локальными нормативными актами должен подтверждаться подписью работника. Для этого заводится журнал ознакомления с локальными актами или работник расписывается в листе ознакомления, который подшит к локальному нормативному акту. Не будет лишней отметка об ознакомлении и в трудовом договоре, например: "С локальными нормативными актами до подписания трудового договора ознакомлен" (затем подпись, дата).

Зачем нужно ознакомление, спросите вы. Дело в том, что если работника не ознакомить с локальными актами, касающимися его трудовой деятельности, его проблематично будет привлечь к ответственности в случае какого-либо проступка. Например, если работодатель не разработал и не принял локальные акты, регламентирующие работу с конфиденциальной информацией, или сотрудники с ними не ознакомлены, то претензии к работнику, разгласившему такие сведения, предъявляться не могут.

Трудовой договор и приказ о приеме

Статьей 57 ТК РФ установлен перечень условий и сведений, обязательных для включения в трудовой договор: место работы, трудовая функция, дата начала работы, условия оплаты труда и пр. На условии об оплате труда хотелось бы заострить внимание. Довольно часто в трудовом договоре пишут такую фразу: "Оплата труда осуществляется согласно штатному расписанию" или "Оклад работника устанавливается в соответствии со штатным расписанием". Насколько отвечают закону эти формулировки? Да ни на сколько, и вот почему. На основании ст. 135 ТК РФ условие о заработной плате является обязательным условием трудового договора и ее размер определяется в нем в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда. Должностной оклад — это фиксированный размер оплаты труда (ст. 129 ТК РФ). А в трудовом договоре в обязательном порядке должны быть зафиксированы условия оплаты, причем ст. 57 ТК РФ конкретизирует, что необходимо указать размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты.

К сведению. Если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя без заключения трудового договора, работодатель обязан оформить с ним такой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе (ст. 67 ТК РФ).

Не будем рассматривать формулировку иных условий трудового договора — это тема для отдельной статьи. Добавим только, что трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается работником и работодателем (ст. 67 ТК РФ). Один экземпляр выдается работнику, а другой остается у работодателя. При этом рекомендуем взять с работника письменное подтверждение получения экземпляра трудового договора. Лучше всего, если такая отметка будет стоять на экземпляре договора, хранящемся у работодателя.

На основании подписанного сторонами трудового договора издается приказ о приеме на работу. Напомним, что с 2013 года унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, не являются обязательными к применению, поэтому приказ может быть издан по форме, утвержденной организацией.

В любом случае в приказе должны найти отражение:

— фамилия, имя, отчество и должность сотрудника;

— структурное подразделение (при его наличии);

— размер оклада (тарифной ставки);

— срок испытания (если таковой установлен в трудовом договоре).

Можно указать и другие условия, отражающие специфику трудовой деятельности (например, о том, что работник принимается для работы по совместительству).

Примечание. Содержание приказа (распоряжения) должно соответствовать условиям договора.

На основании ч. 2 ст. 68 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

Отметим один нюанс при издании приказа — даты приказа и начала работы могут не совпадать. Например, дата начала работы, определенная трудовым договором, может быть более поздней по сравнению с датой, на которую подписан договор и оформлен приказ. Или наоборот, приказ может быть издан позднее, чем работник приступил к работе (при фактическом допуске), соответственно дата приказа будет более поздней, чем дата начала трудовых отношений.

Личная карточка, трудовая книжка и иные документы

Заполнение личной карточки — немаловажный этап оформления приема на работу. В дополнение к личной карточке на научного и научно-педагогического работника ведется также форма Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника".

Почему личная карточка так важна? Потому что в ней фиксируются сведения о работнике, а также все события, происходящие с ним в период трудовой деятельности в конкретной организации, — перевод, повышение квалификации, предоставление отпуска и пр. Кроме этого, на основании Правил ведения и хранения трудовых книжек с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Как видим, личная карточка — это не просто прихоть, а требование нормативных актов.

К сведению. Личную карточку должен заполнять кадровик на основании представленных работником документов. Затем карточка заверяется подписями работника и кадровика.

Можно ли вести личную карточку в электронном виде? Это вопрос все чаще волнует кадровиков, так как электронный документооборот во многом вытесняет бумажный. Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, содержащиеся в Постановлении N 1, не дают ответа на вопрос о том, в каком виде должны вестись карточки — в рукописном или электронном. Но поскольку при заполнении некоторых разделов личной карточки внесенные записи необходимо заверять подписью работника, ведение личных карточек только в электронном виде недопустимо.

Иногда личную карточку работника превращают в этакое личное дело, вкладывая в нее копии документов, заявления и иные документы, касающиеся трудовой деятельности работника. Это ошибка. Если в компании ведутся личные дела, то личные карточки могут помещаться в них (обычно для личного дела заводят папку из тонкого картона на завязках).

Отдельно остановимся на трудовой книжке, поскольку в нее должна быть внесена запись о приеме на работу.

В силу ч. 3 ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку сотрудника по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек запись в трудовую книжку о приеме на работу вносится на основании соответствующего приказа (распоряжения), причем не позднее недельного срока. А как ее правильно сделать, сейчас расскажем.

Основной документ, устанавливающий правила внесения записей в трудовую книжку, — это Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69. Общим правилом (неважно, для записи о приеме или об увольнении) является то, что записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен".

Примечание. Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ).

Для внесения записи о приеме будем руководствоваться п. 3.1 Инструкции, в соответствии с которым первым делом в графе 3 разд. "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также ее сокращенное наименование (при наличии). Под этим заголовком:

— в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи;

— в графе 2 указывается дата приема на работу;

— в графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации;

— в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу (см. образец на стр. 30).

				Общество с ограниченной	Приказ от 11.09.2013
				(ООО "Понедельник")
				Принят в отдел планирования
				экономистом.

Если трудовая книжка оформляется впервые, то прежде, чем вносить сведения о работе, нужно указать сведения о работнике на первой странице (титульном листе).

Некоторые кадровики в книжке лиц, устраивающихся на работу впервые, перед сведениями о работе пишут фразу "До приема в такую-то организацию трудового стажа не имел". Так делать категорически нельзя — данная запись не предусмотрена ни Правилами ведения и хранения трудовых книжек, ни Инструкцией.

Как быть, когда работник фактически допущен до выполнения работы, а трудовой договор заключен позже? Приказ о приеме будет издан на более позднюю дату. Например, сотрудник приступил к работе 18 сентября, а трудовой договор и приказ изданы и подписаны лишь 20 сентября. Запись будет выглядеть так:

				Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
				Общество с ограниченной	Приказ от 20.09.2013
				ответственностью "Понедельник"
				(ООО "Понедельник")
				Принят в складской комплекс
				по профессии кладовщика.

Не забудьте зарегистрировать трудовую книжку в книге учета движения трудовых книжек, указав серию и номер книжки и иные сведения, предусмотренные формой (приложение 3 к Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69). При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.