Когда оплачивается ученический отпуск. Сокращение срока учебного отпуска. Обязательные условия для предоставления

Сотрудники, совмещающие работу с учебой, могут уйти в учебный отпуск. Это право предусмотрено трудовым законодательством.

Учебный отпуск не может совпадать с другими отпусками. Например, если сотрудник находится в отпуске по уходу за ребенком, то для получения учебного отпуска он должен будет его прервать.

По аналогии решается вопрос с ежегодным отпуском. При этом учебный отпуск может быть присоединен к ежегодному. В данном случае от сотрудника помимо прочего потребуется заявление о присоединении отпуска. Требовать совмещения двух отпусков сотрудник не может; столь долгое отсутствие его на рабочем месте возможно только при согласии на то работодателя.

Если работник учится сразу в двух образовательных организациях, гарантии и компенсации предоставляются только в связи с обучением в одной из них. Выбор образовательной организации в данном случае остается за работником.

Внимание

Учтите, что сотрудник, ходивший в учебный отпуск, не может быть лишен права на ежегодный оплачиваемый отпуск.

Учебный отпуск предоставляется в календарных днях. При этом в расчет времени включаются нерабочие праздничные дни, которые приходились на время отпуска. Они оплачиваются как обычные календарные дни. Отпуск может быть разделен на несколько частей, но общее количество дней не должно превышать установленных норм. Трудовым законодательством не предусмотрена возможность отзыва работника из учебного отпуска.

Помимо прочего работодатель не может отказать в предоставлении учебного отпуска или заменить его денежной компенсацией. Это связано с тем, что данный отпуск не приравнивается к времени отдыха сотрудника, а является гарантией, обеспечивающие возможность получения образования.

Также работодатель один раз в год обязан оплатить проезд (туда и обратно) в образовательную организацию работнику, который обучается на заочном отделении. При этом сотрудник должен обучаться по программам среднего профессионального или высшего образования.

Проезд для обучения по программе высшего образования оплачивается в полном объеме, а по программе среднего профессионального образования — 50 процентов стоимости проезда.

Обязательные условия

Право обучающегося сотрудника на учебный отпуск закреплено на законодательном уровне. При этом Трудовым кодексом установлены условия, исполнение которых обязывает работодателя отпустить сотрудника на аттестацию или освоение образовательных программ.

Во-первых, выдвигаются требования к образовательной организации, в которой обучается сотрудник. Она должно иметь государственную аккредитацию. Подтверждается данный статус учебного заведения заверенной копией свидетельства, которое сотрудник может затребовать в образовательном учреждении. Также информация о наличии аккредитации должна быть указана в справке-вызове (регистрационный номер, дата выдачи, полное наименование органа, выдавшего свидетельство о государственной аккредитации), которую предоставляет работник.

Впрочем, работодатель может отпустить сотрудника в оплачиваемый учебный отпуск, даже если у образовательной организации отсутствует госаккредитация. Во избежание недоразумений с проверяющими, данную возможность лучше прописать в трудовом или коллективном договоре.

Во-вторых, в оплачиваемый учебный отпуск обязательно направлять тех сотрудников, которые получают образование соответствующего уровня впервые. Если же работник получает, например, второе высшее образование, работодатель не обязан отпускать сотрудника в учебный отпуск. Разумеется, если соответствующее «обещание» не прописано в трудовом (коллективном) договоре или работодатель сам не направил сотрудника получать второе высшее.

С 1 сентября 2013 г. на территории России действует Федеральный закон от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации». В нем закреплены следующие уровни общего образования:

• дошкольное общее образование;
• начальное образование;
• основное общее образование;
• среднее общее образование.

И уровни профессионального образования:

• среднее профессиональное образование по программам подготовки квалифицированных рабочих (служащих), специалистов среднего звена;
• высшее образование — бакалавриат;
• высшее образование — специалитет или магистратура;
• высшее образование — подготовка кадров высшей квалификации по программам подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре), программам ординатуры, программы ассистентуры-стажировки.

Если работник, имеющий диплом о среднем профессиональном образовании с присвоением квалификации квалифицированного рабочего (служащего), учится по программам подготовки специалистов среднего звена, то это не является получением второго или последующего среднего профессионального образования.

Вторым высшим считается образование, получаемое:

• по программам бакалавриата или специалитета - лицами, имеющими диплом бакалавра (специалиста или магистра);
• по программам магистратуры - лицами, имеющими диплом специалиста (магистра);
• по программам ординатуры или ассистентуры-стажировки - лицами, имеющими диплом об окончании ординатуры (ассистентуры-стажировки);
• по программам подготовки научно-педагогических кадров - лицами, имеющими диплом об окончании аспирантуры (адъюнктуры) или диплом кандидата наук.

При этом обучение в магистратуре сотрудника с дипломом бакалавра не будет является получением второго высшего образования. Следовательно такой работник может воспользоваться гарантиями, предусмотренными трудовым законодательством.

В справке вызове обязательно указывается какой уровень образования получает работник.

В-третьих, работающий студент должен показывать успехи в учебе. Устанавливая подобное условие, Трудовой кодекс не содержит разъяснений, что именно подразумевается под успешной учебой. На практике считается, что обучение проходит успешно, если у работающего студента нет задолженности за предыдущий курс (семестр), он сдал все зачеты (работы, экзамены) и не отчислен из учебного заведения. Также работник обязательно должен предоставлять справку-вызов из образовательной организации.

Продолжительность и «оплата» сессии

Трудовое законодательство устанавливает конкретные сроки учебного отпуска, который работодатель обязан предоставить сотруднику. Продолжительность зависит от целей предоставления отпуска и формы обучения. При этом в зависимости от основания отпуска он может предоставляться как с сохранением заработной платы на время сессии, так и без сохранения (см. таблицу).

Таблица 1. Продолжительность оплачиваемого отпуска

Тип образования	Основание отпуска	Продолжительность	Оплата
Высшее образование по программам бакалавриата, специалитета или магистратуры	Вступительные испытания	15 календарных дней
	Прохождение итоговой аттестации подготовительных отделений высших образовательных организаций	15 календарных дней	Без сохранения заработной платы
		15 календарных дней в учебном году	Без сохранения заработной платы
	Сдача итоговых государственных экзаменов (очная форма обучения)	1 месяц	Без сохранения заработной платы
	Подготовка и защита выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов (очная форма обучения)	4 месяца	Без сохранения заработной платы
		40 календарных дней
	Освоение образовательных программ высшего образования в сокращенные сроки на 2-м курсе (заочная или очно-заочная форма обучения)	50 календарных дней	С сохранением среднего заработка
	Промежуточная аттестация на 3-м и каждом из последующих курсов соответственно (заочная или очно-заочная форма обучения)	50 календарных дней	С сохранением среднего заработка
	Прохождения государственной итоговой аттестации (заочная или очно-заочная форма обучения)	до 4 месяцев	С сохранением среднего заработка
Высшее образование - подготовка кадров высшей квалификации	Подготовка к защите диссертации на соискание ученой степени кандидата наук	3 месяца	С сохранением среднего заработка
	Подготовка к защите диссертации на соискание ученой степени доктора наук	6 месяцев	С сохранением среднего заработка
Среднее профессиональное образование	Вступительные испытания	10 календарных дней	Без сохранения заработной платы
	Промежуточная аттестация (очная форма обучения)	10 календарных дней	Без сохранения заработной платы
	Прохождение государственной итоговой аттестации (очная форма обучения)	до 2 месяцев	Без сохранения заработной платы
	Промежуточная аттестация на 1-м и 2-м курсах (заочная или очно-заочная форма обучения)	30 календарных дней	С сохранением среднего заработка
	Промежуточная аттестация каждом из последующих курсов (заочная или очно-заочная форма обучения)	40 календарных дней	С сохранением среднего заработка
	Прохождение государственной итоговой аттестации (заочная или очно-заочная форма обучения)	до 2 месяцев	С сохранением среднего заработка
Основное общее образование или среднее общее образование	Прохождение государственной итоговой аттестации по образовательной программе основного общего образования (очно-заочная форма обучения)	9 календарных дней	С сохранением среднего заработка
	Прохождение государственной итоговой аттестации по образовательной программе среднего общего образования (очно-заочная форма обучения)	22 календарных дня	С сохранением среднего заработка

Вместе с тем по усмотрению работодателя указанные сроки могут быть продлены. Соответствующие ремарки должны содержаться в трудовом или коллективном договорах.

Оформление учебного отпуска

Сокращение рабочего времени

Помимо права на учебный отпуск сотруднику, который совмещает работу с обучением, предоставляются и иные гарантии.

Так, работник, получающий высшее или среднее профессиональное образование по заочной и очно-заочной формам обучения на период до 10 учебных месяцев перед началом прохождения государственной итоговой аттестации имеет право сократить рабочую неделю на семь часов. Данное время оплачивается в размере 50 процентов среднего заработка, но не ниже . При этом между работодателем и сотрудником должно быть заключено соглашение, в котором указывается каким путем будет уменьшено рабочее время: один свободный от работы день в неделю либо сокращение рабочего дня в течение недели.

При получении образования по программам подготовки кадров высшей квалификации работник имеет право на один свободный от работы день в неделю, который оплачивается в размере 50 процентов получаемой зарплаты. Также работодатель по своему усмотрению может сократить рабочую неделю на два дня сотруднику, который обучается по программам подготовки кадров высшей квалификации на последнем курсе (заочное отделение). Данное время не оплачивается.

Если же сотрудник получает основное или среднее общее образование по очно-заочной форме обучения, то в период учебного года он имеет право сократить рабочую неделю на одни рабочий день или на соответствующее ему количество рабочих часов (при сокращении рабочего дня в течение недели). В этом случае также необходимо заключить соглашение, в котором будет определяться способ сокращения рабочего времени. Оплата данных часов производится в размере 50 процентов среднего заработка, но не ниже МРОТ.

И.Р. Светличная , юрист , для журнала «Практическая бухгалтерия»

, работающие студенты начинают задумываться ближе к началу очередной сессии. Как оплачивается учебный отпуск , если сотрудник поступает в учебное заведение, и кому не полагается отплата отпуска, вы узнаете из нашей статьи.

Кому предоставляется учебный отпуск?

Закон «Об образовании» от 23.12.2012 № 273-ФЗ не запрещает работающим гражданам получать образование. Именно поэтому многие трудящиеся совершенствуют свою квалификацию и получают новые знания. Однако с приближением сессии встает вопрос, кому положен ученический отпуск?

Такой отпуск обязано предоставить лишь то предприятие, которое числится у гражданина в качестве основного места работы. Если речь идет о занятости по совместительству (неважно, внутреннее оно или внешнее), работник может получить отпуск только за свой счет.

Учебный отпуск ни в коем случае не может совпадать с другими видами отпусков. Например, девушка находится в отпуске по уходу за ребенком и желает взять ученический отпуск на период сессии. В этом случае она должна прервать отпуск по уходу.

Таким же образом разрешается вопрос с ежегодным отпуском. Учебный отпуск может быть присоединен к ежегодному, но только с согласия работодателя.

Если гражданин сходил в ученический отпуск, то лишать его ежегодного отпуска никто не имеет права. Когда два отпуска совпадают, ежегодный переносится.

В тех случаях, когда работник обучается в нескольких учебных заведениях, он вправе брать отпуск по учебе только в одном из них на свой выбор.

Еще стоит обратить внимание на одно важное правило. Работник может быть отправлен в отпуск, если учебное заведение, в котором он намеревается получить образование, имеет государственную аккредитацию (данный факт отмечен в справке-вызове; работнику не нужно запрашивать никаких дополнительных документов из учебного заведения). В иных случаях работодатель вправе дать отпуск, если это прописано в коллективном договоре.

При этом образование можно получать в:

• вузе;
• техникуме или колледже;
• учебном заведении начального профессионального образования;

Но работник приобретает все гарантии и компенсации только в том случае, если он обучается по данному уровню образования впервые. Форма обучения значения в данном случае не имеет - отпуск для сдачи экзаменационной сессии работник вправе получить независимо от того, обучается ли он на очном, заочном или очно-заочном (вечернем) отделении.

Как оформляется учебный отпуск?

Для того чтобы получить учебный отпуск, работник предоставляет в отдел кадров и справку-вызов. Заявление составляется в произвольной форме, обязательное условие — цель получения отпуска (например, для написания дипломной работы).

Справка-вызов состоит из 2 частей: первую образовательная организация заполняет до начала экзаменов, вторую — после их сдачи. Обе части сдаются в отдел кадров (бухгалтерию) предприятия.

Первая часть справки прикладывается к заявлению. Вторая часть передается в бухгалтерию или отдел кадров после сдачи сессии.

Отсутствие второй части справки-вызова не является основанием для отказа в предоставлении отпуска.

Оплачивается ли учебный отпуск?

Если работник получает дополнительное образование и совмещает его с основной деятельностью, то по закону он вправе получить отпуск для сдачи экзаменов.

В некоторых случаях за время учебного отпуска работнику выплачивается средний заработок, который рассчитывается так же, как и при оплате остальных отпусков. Однако в некоторых ситуациях работнику предоставляется отпуск без сохранения заработной платы.

К таким случаям относятся:

1. При получении высшего образования сдача следующих испытаний:

• вступительный экзамен;
• итоговая аттестация подготовительного отделения высшей образовательной организации;
• промежуточная аттестация для очной формы;
• сдача государственных экзаменов на очной форме;
• подготовка и защита диплома и сдача государственных экзаменов (очная форма).

При получении среднего профессионального образования:

• вступительный экзамен;
• промежуточная аттестация (очная форма обучения);
• государственная аттестация (очная форма обучения).

Во всех остальных случаях работника отпускают в отпуск с сохранением средней заработной платы.

Отпуск без сохранения заработка — это отдельный период отдыха для работника, предусмотренный трудовым законодательством. Его получение не зависит от стажа работы. Однако на всё время отпуска работник лишается заработной платы. Гарантия в данном случае заключается в том, что вне зависимости от размера отпуска за гражданином сохраняется его рабочее место.

По общему правилу отпускные должны быть выданы работнику за 3 дня до начала отпуска. Однако если гражданин предоставит справку-вызов, например, за 1 день до отпуска, то бухгалтерии рекомендуется как можно скорее начислить выплаты, не позднее следующего рабочего дня.

После того как все экзамены сданы, работник сдает в бухгалтерию вторую часть справки-вызова.

Некоторые работодатели затягивают с выплатами, пока не получат подтверждение, что сессия сдана. Однако это незаконно! В таком случае организации-нарушители обязаны выплатить не только отпускные, но и денежную компенсацию в размере не ниже 1/300 ставки рефинансирования за каждый просроченный день в выплате отпускных.

Как производится оплата учебного отпуска?

Ученический отпуск предоставляется в календарных днях. Кроме того, в расчет времени также включены нерабочие и праздничные дни, которые пришлись на этот период. Они оплачиваются как обычные дни.

Ученический отпуск может быть разделен на несколько частей. Трудовой кодекс не предусматривает варианта отзыва работника из такого отпуска.

Обращаем ваше внимание на то, что работодатель не вправе заменить учебный отпуск денежной компенсацией, так как это время не входит в период, положенный работнику для отдыха, а является гарантией, позволяющей получить образование.

В обязанности работодателя также входит оплата проезда к месту учебы работника 1 раз в год (туда и обратно). При этом если работник получает высшее образование, то проезд оплачивается полностью, а если среднее — в размере 50% от стоимости билетов.

Оплата учебного отпуска: о чем еще следует знать

Если работник не предоставил вторую часть справки-вызова о том, что экзамены им сданы, работодатель не имеет права взыскивать с него оплату учебного отпуска. Все случаи, когда из зарплаты работника могут удерживаться средства, перечислены в части 2 статьи 137 Трудового кодекса; вопросов, касающихся ученического отпуска и справки-вызова, там нет.

Как быть, если работник досрочно сдает сессию, и соответственно, даты окончания отпуска в первой и второй частях справки-вызова отличаются? Судебная практика пришла к выводу о том, что работодатель так же не сможет взыскать с работника сумму за неотгулянные дни.

Если во время ученического отпуска работник заболел, он может обратиться в деканат учебного заведения с соответствующим заявлением. Ему выдается новая справка-вызов с измененными датами. То есть отпуск не увеличивается, он лишь продлевается на время действия больничного листа. Однако работодатель не оплачивает больничный. Но если работник всё еще болеет после окончания отпуска, то за этот период больничный будет оплачен.

Работодатель не может удержать с работника деньги и в том случае, если последний не сдал экзамены или был отчислен из учебного заведения, так как предоставление учебного отпуска — это обязанность, а не право работодателя.

Скачать форму приказа

На практике может возникнуть ситуация, когда работодатель не предоставляет отпуск, несмотря на то что работник написал заявление и принес справку-вызов. Многие граждане, не дожидаясь издания приказа , не выходят на работу, а работодатель, в свою очередь, их увольняет. Как быть?

Предоставление учебного отпуска по закону гарантировано любому работнику. Поэтому, если все условия для отпуска соблюдены, работодатель обязан подписать заявление работника. Об этом же свидетельствует и судебная практика, согласно которой уволенные таким образом работники восстанавливаются и получают средний заработок за время вынужденного прогула.

Еще одним основанием для отказа в предоставлении учебного отпуска работодатели считают получение непрофильного образования. Однако если внимательно изучить положения Трудового кодекса, можно отметить, что он не связывает факт обучения по определенной специальности (как правило, той, что связана с занимаемой должностью) с предоставлением учебного отпуска.

И наконец, те, кто получает высшее образование (бакалавриат или магистратура), вправе сократить рабочую неделю на 1 день. При этом оплачивать его будут в размере 50%. Но работодатель также может предоставить работникам, обучающимся на последнем курсе, 2 свободных от работы дня в неделю, однако без сохранения заработка.

Таким образом, предоставление ученического отпуска при соблюдении всех условий, предусмотренных ТК РФ, — это обязанность, а не право работодателя. Поэтому при предъявлении справки-вызова и заявления в случае отказа со стороны руководителя обращайтесь за защитой своих прав в трудовую инспекцию или в суд.

Нередко студенты или аспиранты совмещают обучение с работой в штате организации. В этом случае они имеют право на специальный учебный отпуск, который поможет лучше подготовиться к сессии, государственной итоговой аттестации или к защите диссертации. У бухгалтера возникает вопрос: в каком случае работникам положен учебный отпуск, какой продолжительности он должен быть, как оплачивается и какие документы нужно оформить. Мы расскажем об этом в статье.

Для сотрудников, которые получают образование и одновременно работают, существуют гарантии и компенсации, которые перечислены в ст. 173-176 гл. 26 ТК РФ . Вкратце, работающие студенты и аспиранты могут рассчитывать на дополнительный (учебный) отпуск, который оплачивается в ряде случаев, на полную или частичную оплату дороги к месту учебы и обратно, а также на сокращенную рабочую неделю.

Формы компенсаций зависят от формы обучения и от вида получаемого образования. Например, работник, который готовится к защите докторской диссертации, может получить полугодовой отпуск с сохранением среднего заработка, а студент колледжа на очной форме для сдачи сессии может взять 10 дней отпуска в год без содержания.

Кому работодатель должен предоставить учебный отпуск?

• Студентам ВУЗов, которые получают образование по программам бакалавриата, специалитета или магистратуры, а также абитуриентам ВУЗов.
• Аспирантам, студентам ординатуры, которые проходят подготовку высшей квалификации или готовятся к получению ученой степени.
• Студентам средних специальных учебных заведений, которые получают профессиональное образование, а также абитуриентам колледжей и техникумов.
• Ученикам вечерних школ, которые получают основное общее или среднее общее образование.

При каких условиях предоставляется учебный отпуск?

Сотрудник может рассчитывать на учебный отпуск, если он в первый раз получает образование данного уровня. Например, если сотрудник уже получил высшее образование и получает второе высшее, то по Трудовому кодексу отпуск на время сессий ему не положен. Но все меняется, если работник направляется для получения образования работодателем и по этому поводу заключен ученический договор или условия учебы оговорены в трудовом договоре. В таком случае работодатель может предоставить оплачиваемый учебный отпуск.

Если студент трудится в двух компаниях, то гарантии и компенсации ему предоставляются только в одной — по выбору сотрудника. Если ему нужно оформить отпуск и по второму месту работы, чтобы уехать на сессию или готовиться к итоговой государственной аттестации, то рассчитывать можно только на договоренности с руководством и неоплачиваемый отпуск.

Еще один нюанс: Трудовой кодекс предполагает отпуска для тех студентов, которые учатся в заведениях с государственной аккредитацией. Аккредитация должна подтверждаться в справке-вызове, которую присылает работающему студенту его ВУЗ или колледж. В соответствии с правилами, учебный отпуск можно предоставлять после предъявления справки-вызова из образовательного учреждения. В справке должны значиться:

• Регистрационный номер аккредитации.
• Дата выдачи аккредитации.
• Орган, который выдал свидетельство о госаккредитации.

Если учреждение не имеет госаккредитации, то работающий студент может рассчитывать на компенсации только по установлению коллективного договора или трудового договора.

Продолжительность учебного отпуска

Учебный отпуск не может быть дольше срока, который указан в ТК, если иное не предусмотрено трудовым или коллективным договором.

• Для вступительных экзаменов в ВУЗ, а также для итоговой сессии после подготовительных курсов в университет или академию полагается 15 календарных дней отпуска (зарплата не сохраняется).
• Для вступительных экзаменов в колледж или техникум отводится 10 дней отпуска (зарплата не сохраняется).
• Студентам-заочникам ВУЗов полагается 40 календарных дней в год для сдачи сессий на 1 и 2 курсах, 50 дней на последующих курсах и до 4 месяцев для подготовки к итоговой государственной аттестации и защите диплома (за студентом на время отпуска сохраняется средний заработок).
• Студентам-очникам ВУЗов полагается 15 календарных дней отпуска в год для сдачи сессий, 4 месяца для подготовки к итоговым экзаменам и защите диплома (зарплата не сохраняется).
• Заочникам аспирантуры, ординатуры — 30 дней отпуска в год, плюс время на проезд до учебного заведения и обратно (начисляется средний заработок). Также аспиранты могут получить еще один выходной день в неделю с сохранением оплаты 50%. На последнем году обучения они могут запросить два дополнительных выходных в неделю без сохранения зарплаты. Если аспирант допущен к соисканию степени кандидата или доктора наук, ему полагается дополнительный отпуск в три или шесть месяцев (начисляется средний заработок).
• Студенты-заочники колледжей и техникумов, получающие среднее профессиональное образование, получают учебный отпуск в 30 календарных дней на первом курсе и 40 дней на следующих курсах, до 2 месяцев для сдачи выпускных экзаменов и защиты диплома (начисляется средний заработок). Эти студенты могут сократить рабочую неделю на 7 часов в течение 10 месяцев перед началом выпускных экзаменов.
• Студенты-очники колледжей и техникумов получают 10 календарных дней учебного отпуска в год для сдачи сессий и до 2 месяцев для сдачи выпускных экзаменов и защиты диплома (зарплата не сохраняется).
• Ученики вечерних школ получают 9 календарных дней отпуска при сдаче экзаменов за 9 класс (основное общее образование) и 22 дня при сдаче экзаменов за 11 класс (среднее общее образование) - с сохранением среднего заработка. Ученики могут получить дополнительных выходной день в неделю в течение учебного года.

Есть еще одно приятное для работающих студентов обстоятельство: студентам-заочникам ВУЗов, которые учатся и работают в разных городах, работодатель оплачивает проезд к учебному заведению и обратно один раз в год. Студентам-заочникам колледжей и техникумов работодатель раз в год оплачивает половину стоимости проезда к учебному заведению и обратно. По договоренности с работодателем к учебному отпуску может быть добавлен ежегодный оплачиваемый отпуск.

Как оформить учебный отпуск?

Прежде всего работник, который претендует на учебный отпуск, должен написать заявление и предоставить справку-вызов из учебного заведения. После этого в организации выпускается приказ о предоставлении сотруднику учебного отпуска. Бухгалтерия подписывает записку-расчет, в которой рассчитывается средний заработок. Далее, нужно сделать пометки об учебном отпуске в личной карточке работника, лицевом счете и табеле учета рабочего времени.

Как оплачивать учебный отпуск?

Мы уже писали выше, что учебный отпуск может предоставляться с сохранением среднего заработка или без содержания — это зависит от того, на какой форме обучения числится студент. Для заочников средний заработок сохраняется, для очников — нет. Также некоторые работники имеют право дополнительный свободный от работы день с сохранением 50% оплаты в этот день в некоторые периоды. Подробно все нюансы раскрыты в статьях 173-176 Трудового кодекса.

Средний заработок следует рассчитывать по правилам, перечисленным в Постановлении Правительства РФ от 24 декабря 2007 №922 . С суммы, выплаченной работнику на время учебного отпуска, нужно удержать НДФЛ, сама сумма включается в базу для расчета страховых взносов и относится в расходы при расчете налога на прибыль.

В законе не прописано точно, за сколько дней до начала учебного отпуска следует выплатить работнику средний заработок, но это точно нужно сделать до его начала. Если сотрудник не предоставил справку-подтверждение вовремя, то выплаты все равно необходимо совершить до отпуска, но впоследствии сделать в бухучете сторнировочные записи на сумму среднего заработка, который был выплачен.

В онлайн-сервисе Контур.Бухгалтерия вы можете оформить учебный отпуск и рассчитать средний заработок. Познакомьтесь с возможностями сервиса бесплатно в течение 30 дней, ведите бухучет, платите зарплату, отправляйте отчетность и пользуйтесь поддержкой наших экспертов.

Не зависимо от возраста и должности многие работающие люди получают образование, совмещая этот с работой. Учеба предполагает предоставление времени свободного от работы, которое оформляется нанимателем на основании удостоверяющих документов. Более того по закону наниматель может оплачивать предоставляемый период для работника заочника.

О специфике данных отпускных периодах и их оплате пойдет речь ниже.

Учебный отпуск оплата и оформление 2018

Отпускной период на время учебы может, оформляться работодателем или нет. Учеба, которая была инициирована руководителем предприятия, оплачивается в любом случае. В остальных случаях оплачиваться может только те виды образования, которые получаются впервые, например первое высшее.

Для оформления и оплаты учебного периода есть еще одно существенное ограничение – нельзя оформить дни свободные от работы для посещения учебного заведения, если работник трудиться по совместительству, данный вопрос четко оговорен в статье 287 кодекса РФ.

Условия предоставления учебного отпуска

Основываясь исключительно на трудовом законодательстве можно сказать, что условия предоставления дней для посещения учебы ограничиваются двумя основными правилами:

• Образование должно быть первым в конкретном выбранном виде. Например, ранее было ПТУ, а теперь сотрудник заочник учится в техникуме;
• Образовательный центр должен иметь аккредитацию.

Другие нюансы могут регулироваться внутри самой организации особыми дополнениями, уточнениями, пунктами как в общих нормативных документах вроде колдоговора, так и в трудовом договоре конкретного работника.

Продолжительность учебного отпуска

Учебный отпускной период, может быть оплачиваемым и неоплачиваемым. Факт оплаты напрямую влияет на срок предоставляемого периода заочнику.

В зависимости от выбранного обучения заочник может взять определенное количество дней в году:

• Вечерняя школа: для экзаменов в конце 9-го класса – 9 дн., для экзаменов в конце 11-го класса – 22 дн;
• Техникум, колледж: основное обучение 1-2 курс – 30 дн., основное обучение 3 и дальше курс – 40 дн.,госэкзамены – до 60 дн.;
• О ВУЗы: основное обучение 1-2 курс – 40 дн., основное обучение 3 и дальше курс – 50 дн., госэкзамены – до 120 дн.;
• Аспирантура: основное обучение ежегодно – 30 дн., подготовка диссертации – 90 дн.

По договоренности с руководителем неоплачиваемые отгулы для обучения не имеют конкретных временных пределов. Что касается оплачиваемых дней, то их сроки четко оговорены по закону.

Документальное оформление учебного отпуска

Для оформления и оплаты учебного периода нанимателю должны быть предоставлены заочником:

• Заявление;
• Официальный вызов на обучение.

Вызов выдается по месту учебы и присылается заочнику по почте, для официального подтверждения сроков начала учебы. Данная справка имеет фиксированную форму для отдельных типов учреждений. Формы закреплены в официальных изданных документах Министерства образования.

Справка состоит из двух частей, одну из которых наниматель забирает при отбытии сотрудника, а вторая с отметками о сдаче сессии заочником, предоставляется по прибытии для подтверждения оплаты.

Как написать заявление на предоставление учебного отпуска - образец 2018

Заявление для оформления и оплаты отпускного периода для прохождения обучения заочником пишется по общим правилам и ничем, кроме основания не отличается от стандартного заявления на предоставления ежегодных дней отпуска.

В заявлении должно быть указано:

• Данные о предприятии, руководителе и сотруднике;
• Основание для оформления, можно указать номер справки-вызова;
• Даты учебы;
• Подпись.

Приказ о предоставлении учебного отпуска - образец

Получив документы, в виде заявления и справки, наниматель должен выразить свое согласие в изданном приказе.

Форма приказа имеет стандартные пункты:

• Полное наименование организации;
• Выраженное распоряжение об оформлении дней для учебы с конкретным указанием даты;
• Уточнение по поводу оплаты;
• Подпись руководителя.

Приказ это законное основание для отсутствия работника в течение указанного в нем периода.

Как оплачивается учебный отпуск в 2018 году в РФ?

Как правило, есть два основных способа порядка предоставления отпуска:

• С сохранением з/п;
• Без сохранения з/п.

При оформлении оплаты следует руководствоваться теми же принципами расчета, что и при расчете основного отпуска. Для получения данных о среднем заработке в день принимается за основу годичный отрезок, предшествующий данному событию. Полученная сумма увеличивается кратно на оформляемое количество дней.

Сроки оплаты учебного отпуска по ТК РФ

Ко всем положенным по закону оплачиваемым дням отпуска применяется одинаковый срок оплаты, а именно за три дня до его начала или ранее.

Наниматель может предусмотреть дополнительную оплату заочнику за проезд туда и обратно. Этот пункт должен быть закреплен в локальных документах организации. Время, предоставляемое для получения образования заочником, не увеличивает отпускной период на праздничные дни.

Оплата учебного отпуска заочникам в 2018 году по Трудовому Кодексу

Трудовой кодекс предусматривает компенсацию нанимателем времени, затраченного на образование, в виде выплаты отпускных заочникам за данный период. Отпускные рассчитываются не процентным соотношением, а суммой среднего заработка к количеству дней учебы.

Например за 15 дней сессии сотрудник заочник с ежемесячной средней з/п в 32 500 руб получит:
32 500 / 29,3 (среднее количество кал. дней)=1 109,21 руб
1 109,21 х 15 дн.=16 638,15 руб. к оплате. Подсчитать среднюю з/п можно сплюсовав все полученные за последний год доходы.

Некоторым сотрудникам полагается учебный отпуск. Трудовой кодекс статья 173 говорит, кому и когда он положен. Разберемся, в каких случаях работодатель обязан предоставить сотруднику, совмещающему работу с учебой, учебный отпуск для сдачи очередных экзаменов, подготовки и защиты дипломной работы.

А также какими документами оформляются учебные отпуска и как происходит оплата учебного отпуска? Облагаются ли выплаты за время учебного отпуска зарплатными налогами и включаются ли в расходы?

В этой статье вы найдете:

• как происходит оплата учебного отпуска
• учебный отпуск: оплата и оформление
• как расчитать страховые взносы и НДФЛ при оплате учебного отпуска

Гарантии и компенсации для сотрудников, совмещающих работу с обучением, установлены в статьях 173-176 ТК РФ. Их условно можно разделить на три группы: предоставление дополнительных отпусков, оплата проезда к месту нахождения учебного заведения и обратно, сокращение продолжительности рабочей недели.

Порядок предоставления указанных льгот зависит от того, какое образование получает работник (начальное профессиональное, среднее или высшее), по какой форме обучения он учится (очной, очно-заочной (вечерней) или заочной), а также есть ли у учебного заведения государственная аккредитация.

Предоставление гарантий и компенсаций работникам в связи с обучением

Предоставляя льготы сотрудникам, совмещающим работу с обучением, работодатель должен руководствоваться следующими положениями. Чтобы определиться с порядком расчетов заучебный отпуск - открываем Трудовой кодекс статья 173.

Под гарантиями понимаются средства, способы и условия, с помощью которых обеспечивается осуществление предоставленных работникам прав в области социально-трудовых отношений (ст. 164 ТК РФ)

1. Гарантии и компенсации, предусмотренные в статьях 173-176 ТК РФ, полагаются работникам только при получении ими образования соответствующего уровня впервые (ч. 1 ст. 177 ТК РФ). Иными словами, работодатель не обязан предоставлять учебный отпуск, оплачивать проезд к месту обучения и сокращать рабочую неделю сотруднику, получающему второе высшее образование. Но из этого правила есть одно исключение. Льготы могут быть сохранены, если работник, уже имеющий профессиональное образование соответствующего уровня, учится по направлению работодателя. Необходимость такого обучения должна быть предусмотрена в трудовом договоре или специальном соглашении об обучении, заключенном между работником и работодателем в письменной форме.
2. Если работник учится одновременно в нескольких учебных заведениях, гарантии и компенсации предоставляются ему в связи с обучением только в одном из них (ч. 3 ст. 177 ТК РФ). В каком именно - выбирает сам работник.
3. Установленные льготы полагаются работникам только по основному месту работы. То есть работодатель не обязан предоставлять учебный отпуск и другие льготы лицам, работающим у него по совместительству (ч. 1 ст. 287 ТК РФ). Однако он имеет право это сделать, так как законодательство не содержит прямого запрета.
4. Все льготы в связи с обучением предоставляются, только если учебное заведение, в котором учится работник, имеет государственную аккредитацию. Наличие у образовательного учреждения государственной аккредитации подтверждается свидетельством о государственной аккредитации. Оно выдается сроком на пять лет и без приложения (приложений), в котором приведены сведения об аккредитованных образовательных программах, недействительно. Обратите внимание: по собственной инициативе работодатель имеет право предоставить работнику учебный отпуск и другие льготы, даже несмотря на отсутствие у учебного заведения, где учится сотрудник, государственной аккредитации (ст. 173-176 ТК РФ). В подобной ситуации возможность и порядок предоставления указанных льгот устанавливаются в трудовом или коллективном договоре.
5. Для предоставления льгот в связи с обучением организационно-правовая форма образовательного учреждения, в котором учится сотрудник, значения не имеет.
6. Гарантии и компенсации полагаются работнику независимо от того, по какой специальности он учится и связана ли она с его нынешними должностными обязанностями. Ведь такое требование не содержится в Трудовом кодексе.
7. При предоставлении льгот не важно, поступил сотрудник в учебное заведение самостоятельно или был направлен на обучение работодателем.
8. Установленные льготы полагаются работнику независимо от того, когда он начал учиться в образовательном учреждении - до поступления на работу к данному работодателю либо в то время, когда уже трудился у него.
9. Отдельные виды льгот (оплата учебного отпуска и проезда) предоставляются только успешно обучающимся сотрудникам. Трудовой кодекс не дает определения данному понятию, не содержится оно и в других нормативных актах. Считается, что студент обучается успешно, если не имеет академической задолженности за предыдущий семестр, выполнил все работы (курсовые, лабораторные), сдал зачеты по всем дисциплинам, предусмотренным учебным планом, и допущен к очередной сессии. Отметим, что для оформления учебного отпуска работник должен не только написать соответствующее заявление, но еще и приложить к нему справку-вызов из образовательного учреждения. В этом документе помимо прочих сведений содержится также информация о том, что студент является успешно обучающимся. Иными словами, подтверждением успешности обучения служит наличие справки-вызова из учебного заведения.
10. Работодатель должен предоставить сотруднику учебный отпуск независимо от того, сколько времени он проработал в данной организации. Дело в том, что в Трудовом кодексе не установлено каких-либо требований к стажу работы, дающему право на использование указанного отпуска.
11. По просьбе работника и с согласия работодателя к учебному отпуску может быть присоединен ежегодный оплачиваемый отпуск (ч. 2 ст. 177 ТК РФ).
12. По собственной инициативе работодатель имеет право предоставить обучающемуся работнику учебный отпуск большей продолжительности по сравнению с той, которая установлена Трудовым кодексом. Порядок предоставления и длительность такого отпуска должны быть указаны в трудовом или коллективном договоре.

Кому предоставляется учебный отпуск

Отпуска в связи с обучением предоставляются как работникам, которые уже обучаются в учебных заведениях, так и тем, кто только поступает в них. Учебные отпуска бывают оплачиваемыми и без сохранения заработной платы (табл. 2).

Если сотрудник учится по заочной или очно-заочной (вечерней) форме обучения в образовательном учреждении высшего или среднего профессионального образования, на время учебных отпусков за ним сохраняется средний заработок (ст. 173 и ст. 174 ТК РФ). Иными словами, такие отпуска ему оплачиваются. Обратите внимание: речь идет только о тех работниках, которые успешно учатся.

Образовательными учреждениями высшего профессионального образования являются университеты, академии, институты. А среднего профессионального образования - техникумы и колледжи

При обучении по очной форме в образовательном учреждении высшего или среднего профессионального образования работнику полагаются лишь неоплачиваемые учебные отпуска (2 ст. 173 и ст. 174 ТК РФ).

Допустим, сотрудник успешно учится в образовательном учреждении начального профессионального образования (профессиональном училище или профессиональном лицее) либо в вечернем (сменном) общеобразовательном учреждении (школе, гимназии или лицее). Независимо от формы обучения студентам указанных учебных заведений полагаются оплачиваемые отпуска для сдачи экзаменов.

Таблица 1. Учебный отпуск с сохранением за работником среднего заработка

	Форма обучения	Назначение учебного отпуска		Норма ТК РФ
Высшее профессиональное			На первом и втором* курсах по 40 календарных дней, на каждомиз последующих курсов по 50 календарных дней	Часть 1статьи 173
		Подготовка и защита выпускнойквалификационной (дипломной)работы и сдача итоговых государственных экзаменов	Четыре месяца
Среднее профессиональное	Заочнаяи очно-заочная(вечерняя)	Прохождение промежуточной аттестации (сдача сессии)	На первом и втором курсах по 30 календарных дней, на каждомиз последующих курсов по 40 календарных дней**	Часть 1статьи 174
		Подготовка и защита выпускной квалификационной (дипломной)работы и сдача итоговых государственных экзаменов	Два месяца
	Не важно
Обучение в вечерних (сменных)общеобразовательных учреждениях		Сдача выпускных экзаменовв 9-м классе	9 календарных дней	Часть 1 статьи 176
		Сдача выпускных экзаменовв 11-м (12-м) классе	22 календарных дня

Работодатель обязан предоставить оплачиваемый учебный отпуск работнику, если он учится в аспирантуре (адъюнктуре) заочно. Кроме того, отпуск с сохранением среднего заработка полагается:

• сотрудникам, которые допущены к вступительным испытаниям (экзаменам) в аспирантуру (адъюнктуру);
• аспирантам (адъюнктам), докторантам и соискателям - для завершения диссертаций на соискание ученой степени кандидата наук или доктора наук.

Информация о продолжительности и назначении отпусков для указанных категорий работников приведена в табл. 3.

Учебный отпуск: оплата проезда к месту обучения и обратно

Работникам, которые учатся в учебных заведениях, расположенных в других городах, работодатель обязан один раз в учебном году оплатить проезд к месту нахождения образовательного учреждения и обратно. Данная льгота полагается лишь успешно обучающимся сотрудникам. Причем в полном размере стоимость проезда компенсируется только тем работникам, которые учатся заочно в образовательных учреждениях высшего профессионального образования (ст. 173 ТК РФ). Сотрудникам, обучающимся в вузах по очной форме, проезд не оплачивается. Если работник получает образование заочно в среднем специальном учебном заведении (техникуме или колледже), работодатель обязан возместить ему лишь 50% стоимости проезда к месту учебы и обратно (3 ст. 174 ТК РФ).

Таблица 2. Учебные отпуска без сохранения за работником заработной платы

Уровень получаемого образования	Форма обучения	Назначение учебного отпуска	Продолжительность учебного отпуска	Норма ТК РФ
Высшее профессиональное	Очная	Прохождение промежуточной аттестации (сдача сессии)	15 календарных дней в учебном году	Часть 2 статьи 173
			Четыре месяца
		Сдача итоговых государственных экзаменов	Один месяц
	Не важно	Прохождение вступительных испытаний в вуз	15 календарных дней
		Сдача выпускных экзаменов на подготовительных отделениях вузов	15 календарных дней
Среднее профессиональное	Очная	Прохождение промежуточной аттестации (сдача сессии)	10 календарных дней в учебном году	Часть 2 статьи 174
		Подготовка и защита выпускной квалификационной (дипломной) работы и сдача итоговых государственных экзаменов	Два месяца
	Не важно	Прохождение вступительных испытаний в среднее специальное учебное заведение	10 календарных дней**

Как сокращается рабочая неделя на время учебного отпуска

Во время обучения сотрудника в высшем или среднем специальном учебном заведении его рабочая неделя не сокращается. То есть наравне с остальными сотрудниками он трудится по 40 часов в неделю. Однако по просьбе обучающегося на десять учебных месяцев перед началом написания дипломного проекта (работы) или перед сдачей государственных экзаменов ему может быть установлена рабочая неделя, сокращенная на семь часов (ч. 4 ст. 173 и ч. 4 ст. 174 ТК РФ). То есть (при нормальной продолжительности рабочей недели) она сокращается до 33 часов в неделю (40 ч - 7 ч).

Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ)

Сокращение работнику продолжительности рабочей недели осуществляется на основании его письменного заявления.

Допустим, работник - студент вуза является инвалидом I или II группы. Значит, ему и так устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени - не более 35 часов в неделю (ст. 92 ТК РФ). Но поскольку сотрудник совмещает работу с получением образования, по его желанию в течение десяти месяцев перед написанием дипломной работы или сдачей госэкзаменов рабочая неделя ему может быть сокращена еще на семь часов - до 28 часов в неделю (или до 5 часов 36 минут в день).

Если работник учится в вечернем (сменном) общеобразовательном учреждении, на время учебного года ему также может быть сокращена продолжительность рабочей недели (ч. 3 ст. 176 ТК РФ). Для этого сотрудник (как и в случае с обучением в вузе или среднем специальном учебном заведении) должен обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Однако при обучении в указанном общеобразовательном учреждении рабочая неделя сокращается на один рабочий день либо рабочие дни (смены) в течение недели сокращаются на количество часов, приходящихся на один рабочий день. Так, при пятидневной рабочей неделе продолжительность рабочего дня должна быть сокращена на 1 час 36 минут (8 ч? 5 дн.), что составит 6 часов 24 минуты.

За время освобождения от работы в связи с сокращением рабочей недели сотруднику выплачивается 50% среднего заработка по основному месту работы, но не ниже минимального размера оплаты труда (МРОТ). Это правило распространяется как на работников, получающих высшее или среднее специальное образование, так и на обучающихся в вечерних (сменных) общеобразовательных учреждениях (ч. 4 ст. 173, ч. 4 ст. 174 и ч. 3 ст. 176 ТК РФ)

Таблица 5. Сокращение рабочего времени работникам, совмещающим работу с учебой

Уровень получаемого образования	Форма обучения	Порядок сокращения продолжительности рабочей недели	Период, в течение которого действует сокращение	Порядок оплаты учебного отпуска и другие особенности	Норма законодательства
Высшее профессиональное	Очная	Не сокращается	-	-	Статья 173 ТК РФ
	Очно-заочная (вечерняя)		В течение десяти учебных месяцев перед началом выполнения дипломного проекта (работы) или сдачи госэкзаменов		Части 4 и 5 статьи 173 ТК РФ
	Заочная
Среднее профессиональное	Очная	Не сокращается	-	-	Статья 174ТКРФ
	Очно-заочная (вечерняя)	Сокращается на семь часов в неделю путем либо предоставления работнику одного свободного от работы дня в неделю, либо сокращения продолжительности рабочего дня (смены) в течение недели*	В течение десяти учебных месяцев перед началом выполнения дипломного проекта (работы) или сдачи госэкзаменов**	За время освобождения от работы выплачивается 50% среднего заработка по основному месту работы (но не ниже МРОТ)	Части 4 и 5 статьи 174 ТК РФ
	Заочная
	Не важно
Обучение в вечерних (сменных) общеобразовательных учреждениях		Сокращается на один рабочий день или на соответствующее ему количество рабочих часов (в случае сокращения рабочего дня (смены) в течение недели)*	В период учебного года**	За время освобождения от работы выплачивается 50% среднего заработка по основному месту работы (но не ниже МРОТ)	Часть 3 статьи 176 ТК РФ

Учебный отпуск: документальное оформление

Учебный отпуск оформляется по тем же правилам, что и ежегодный оплачиваемый отпуск. То есть работник должен написать заявление о предоставлении ему отпуска в связи с обучением. Отличие лишь в одном: к заявлению работник должен приложить справку-вызов из образовательного учреждения, в котором он обучается. Используйте этот образец.

Высшие, а также средние учебные заведения, имеющие государственную аккредитацию, оформляют справки-вызовы по формам, которые утверждены приказом Минобразования России от 19.12.13 № 1368.

Справка-вызов состоит из двух частей: непосредственно справки-вызова и отрывной части к ней - справки-подтверждения, которая заполняется образовательным учреждением после окончания сессии и является оправдательным документом

После сдачи сессии (защиты дипломной работы, сдачи госэкзаменов) работник должен подтвердить, что во время учебного отпуска он действительно находился в образовательном учреждении. Для этого ему следует представить работодателю справку-подтверждение за подписью руководителя (ректора, иного уполномоченного лица) учебного заведения.

Непредставление сотрудником справки-подтверждения может быть квалифицировано как отсутствие на рабочем месте без уважительной причины. Значит, если работник находился в оплачиваемом учебном отпуске и по его окончании не предъявил справку-подтверждение, организация имеет право удержать с него сумму выплаченных отпускных.

На основании заявления сотрудника компания издает приказ о предоставлении ему учебного отпуска. Как и в случае с другими видами отпусков, такой приказ составляется по форме № Т-65. После этого в личной карточке работника (форма № Т-25) делается отметка о предоставлении учебного отпуска. Если на время отпуска за работником сохраняется средний заработок, организация составляет записку-расчет по форме № Т-60, в которой определяет сумму выдаваемых отпускных.

К заявлению о предоставлении работнику ежегодного дополнительного отпуска в связи с обучением в аспирантуре (адъюнктуре) он должен приложить справку из образовательного учреждения о том, что учится в аспирантуре (адъюнктуре).
Отпуск для написания диссертации на соискание ученой степени кандидата или доктора наук предоставляется при наличии письма-рекомендации ученого совета образовательного учреждения, в котором указаны время и сроки предоставления такого отпуска.

Чтобы организация оплатила работнику проезд к месту обучения и обратно, по возвращении из учебного отпуска он должен написать соответствующее заявление и приложить к нему проездные документы и справку-подтверждение из учебного заведения. Напомним, что эту справку работник и так обязан предъявить работодателю в подтверждение того, что во время учебного отпуска он находился в образовательном учреждении и сдавал сессию (госэкзамены) или защищал диплом.

Если работник, совмещающий работу с учебой, желает, чтобы организация установила ему сокращенную рабочую неделю, он должен обратиться к работодателю с письменным заявлением об этом. В заявлении целесообразно также указать, какой вариант сокращения рабочего времени сотрудник намерен использовать: дополнительный свободный от работы день в неделю либо сокращение ежедневной продолжительности рабочего дня (смены).

Выбранный вариант сокращения продолжительности рабочей недели закрепляется в соглашении между работником и работодателем, которое заключается в письменной форме

Учебный отпуск: оплата и оформление

Итак, работнику полагается оплачиваемый учебный отпуск.

Чтобы рассчитать причитающуюся ему сумму отпускных, необходимо руководствоваться общими правилами исчисления среднего заработка. Они установлены в статье 139 ТК РФ и Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. Иными словами, средний заработок для оплаты учебного отпуска рассчитывается точно так же, как и для оплаты ежегодного основного отпуска.

При любом режиме работы средний заработок для оплаты учебного отпуска по Трудовому кодексу определяется исходя из фактически начисленной работнику заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих началу учебного отпуска (ч. 3 ст. 139 ТК РФ)

В табеле учета рабочего времени оплачиваемый учебный отпуск отражается буквенным кодом У или цифровым кодом 11, а учебный отпуск без оплаты - УД или 13

Отметим, что оплачиваемые учебные отпуска, предоставляемые работникам в связи с обучением, в статьях 173-177 ТК РФ именуются дополнительными отпусками с сохранением среднего заработка. Но в соответствии со статьей 116 ТК РФ дополнительные оплачиваемые отпуска полагаются лишь определенным категориям сотрудников за работу в неблагоприятных условиях - на вредных или опасных работах, в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях и др. Дополнительный учебный отпуск к данной категории отпусков не относится. Ведь его предоставление связано с учебой сотрудника (защитой дипломного проекта, сдачей госэкзаменов) и не зависит от фактически отработанного времени.

Следовательно, работодатель не обязан присоединять учебный отпуск к ежегодному основному оплачиваемому отпуску, как это делается при предоставлении дополнительных оплачиваемых отпусков. Однако по просьбе работника учебный отпуск может быть объединен с его основным отпуском (ч. 2 ст. 177 ТК РФ).

Допустим, учебный отпуск или его часть совпали с ежегодным оплачиваемым отпуском работника по графику отпусков, утвержденному в организации на текущий год. Работодатель должен предоставить такому сотруднику учебный отпуск согласно справке-вызову из учебного заведения и перенести ежегодный отпуск или его часть на другое время с учетом пожеланий работника (ст. 124 ТК РФ).

В отличие от ежегодных основных и дополнительных оплачиваемых отпусков учебный отпуск не продлевается на нерабочие праздничные дни, приходящиеся на него. Дело в том, что отпуск в связи с обучением предоставляется именно на то количество дней, которое указано в справке-вызове. Даже если в этом промежутке времени есть нерабочие праздничные дни, они подлежат оплате в общем порядке. Основание - пункт 14 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы.

Пример 1

В ноябре 2019 года секретарю-референту ЗАО «Олимпус» Н.И. Мельниковой предоставлен отпуск для сдачи экзаменов в Московском педагогическом государственном университете. В справке-вызове из вуза указано, что учебный отпуск предоставляется на 25 календарных дней с 2 по 26 ноября 2019 года включительно. Средний дневной заработок Н.И. Мельниковой за расчетный период составил 510 руб.

На период учебного отпуска приходится один нерабочий праздничный день - 4 ноября. Несмотря на это, продолжительность учебного отпуска не увеличивается, то есть сотрудница должна выйти на работу 27 ноября 2019 года. Кроме того, праздничный день, как и другие выходные дни, приходящиеся на период учебного отпуска, подлежит оплате. За время учебного отпуска Н.И. Мельниковой следует начислить отпускные в сумме 12 750 руб. (510 руб. ? 25 дн.).

Если сотрудник заболел во время учебного отпуска, такой отпуск на период его болезни не продлевается. Более того, за дни болезни, совпавшие с учебным отпуском, пособие по временной нетрудоспособности ему не выплачивается. Так сказано в подпункте 1 пункта 1 статьи 9 Федерального закона от 29.12.06 № 255-ФЗ и подпункте «а» пункта 17 Положения об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию. Но если до окончания учебного отпуска работник так и не выздоровел, начиная со дня, когда он должен был выйти на работу, ему начисляется пособие по временной нетрудоспособности.

Оплата учебного отпуска: налогообложение выплат работникам, совмещающим работу с учебой

Рассмотрим, может ли организация при расчете налога на прибыль учесть расходы, произведенные ею в связи с предоставлением и оплатой работникам учебных отпусков и других установленных льгот, и какие налоги и страховые взносы она должна начислить с данных выплат.

Оплата любого отпуска, в том числе учебного, производится не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ).

Налог на прибыль

Расходы на выплату среднего заработка, сохраняемого за работником согласно законодательству РФ на время учебного отпуска, а также расходы на оплату проезда к месту учебы и обратно относятся к расходам на оплату труда и, следовательно, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации. Об этом говорится в пункте 13 статьи 255 НК РФ.

Отметим, что в названном пункте речь идет только о тех оплачиваемых учебных отпусках, предоставление которых предусмотрено действующим законодательством - Трудовым кодексом или Законом № 273-ФЗ. Но работодатели имеют право предоставлять учебные отпуска и в других случаях (например, при получении сотрудником второго высшего образования или при обучении в вузе, не имеющем государственной аккредитации). В таких ситуациях учебные отпуска предоставляются на основании трудового или коллективного договора. Расходы на их оплату нельзя учесть при расчете налога на прибыль. Ведь в пункте 24 статьи 270 НК РФ указано, что в целях налогообложения не учитываются расходы на оплату отпусков, предоставляемых по коллективному договору дополнительно сверх предусмотренных действующим законодательством.

Допустим, работник получает образование в среднем специальном учебном заведении, имеющем государственную аккредитацию, но расположенном в другом городе. В соответствии с частью 3 статьи 174 ТК РФ работодатель один в раз в учебном году обязан оплатить 50% стоимости проезда до места обучения и обратно. Однако в трудовом договоре, заключенном с работником, может быть установлено, что организация полностью компенсирует все расходы на проезд до места учебы и обратно, причем не один раз в учебном году, а каждую сессию. При расчете налога на прибыль компания вправе включить в расходы лишь 50% стоимости проезда (один в раз в учебном году). Остальные суммы возмещения, выплачиваемые работнику, она не сможет учесть в расходах в целях налогообложения прибыли (п. 24 ст. 270 НК РФ).

Гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с обучением в образовательных учреждениях, не имеющих государственной аккредитации, устанавливаются коллективным или трудовым договором

Как уже говорилось, согласно Трудовому кодексу обязанность работодателя предоставить учебный отпуск и другие льготы не ставится в зависимость от того, связана ли получаемая работником специальность с его должностными обязанностями.

Не содержится такого ограничения и в Налоговом кодексе. То есть организация вправе включить в расходы суммы отпускных, начисленных сотруднику за время учебного отпуска, даже если он обучается по специальности, не соответствующей его трудовым функциям. Кроме того, один раз в учебном году компания может учесть в расходах сумму компенсации работнику стоимости проезда к месту учебы и обратно, выплаченную в соответствии со статьей 173 или 174 ТК РФ.

Пример 2

Кладовщик ООО «Стандарт» Д.И. Виноградов, проживающий и работающий в г. Торжке Тверской области, учится заочно на втором курсе в Колледже телекоммуникаций при Московском техническом университете связи и информатики по специальности «радиосвязь, радиовещание и телевидение». В его трудовом договоре указано, что после успешной сдачи зимней сессии организация компенсирует работнику 100% стоимости проезда к месту нахождения образовательного учреждения и обратно. Стоимость проезда к месту учебы для сдачи летней сессии работодателем не компенсируется.

Допустим, с 8 по 22 декабря 2019 года работник находился в учебном отпуске и сдавал зимнюю сессию. За время учебного отпуска ему было начислено 6225 руб. По окончании учебного отпуска сотрудник вышел на работу и предъявил справку-подтверждение из образовательного учреждения и железнодорожные билеты на проезд до Москвы и обратно на сумму 1140 руб. Вместе с зарплатой за декабрь 2019 года работнику была выплачена компенсация стоимости проезда в размере 1140 руб.

Несмотря на то что специальность, по которой учится Д.И. Виноградов, не связана с его должностными обязанностями, организация вправе признать в расходах оплату учебного отпуска по Трудовому кодексу и компенсацию в размере 50% стоимости проезда до места учебы и обратно. В декабре 2019 года ООО «Стандарт» включит в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, 6795 руб. (6225 руб. + 1140 руб. X 50%). Остальные 50% стоимости проезда, которые организация выплатила работнику, она не может учесть в целях налогообложения на основании пункта 24 статьи 270 НК РФ.

В случае сокращения продолжительности рабочей недели работнику, обучающемуся в высшем или среднем специальном учебном заведении либо в вечернем (сменном) общеобразовательном учреждении, имеющем государственную аккредитацию, за время освобождения от работы выплачивается 50% среднего заработка, но не ниже МРОТ (ст. 173, 174 и 176 ТК РФ). Суммы среднего заработка, начисленного за время освобождения от работы по указанным обстоятельствам, тоже относятся к расходам на оплату труда и учитываются при расчете налога на прибыль. Основанием является пункт 6 статьи 255 НК РФ.

Если организация решит оплачивать дополнительный свободный от работы день в полном размере и пропишет это условие в трудовом или коллективном договоре, в целях налогообложения она сможет признать лишь выплаты в размере, установленном Трудовым кодексом, то есть 50% среднего дневного заработка сотрудника.

Оплата учебного отпуска: страховые взносы на обязательное пенсионное страхование

С отпускных, начисленных работнику за время учебного отпуска, организация должна также уплатить страховые взносы в ПФР.

Если организация-работодатель оплачивает сотруднику стоимость проезда к месту учебы и обратно в размерах и порядке, установленных в статьях 173 и 174 ТК РФ, с сумм такой оплаты страховые взносы в ПФР не нужно. Дело в том, что указанные выплаты относятся к компенсационным и не облагаются взносами.

Оплата в размере 50% среднего заработка, сохраняемая за работником на периоды освобождения от работы, предусмотренная законодательством в связи с сокращением продолжительности рабочей недели, облагается страховыми взносами в ПФР на общих основаниях.

Предположим, по собственной инициативе организация предоставляет сотрудникам оплачиваемые учебные отпуска в случаях, не предусмотренных Трудовым кодексом, либо оплачивает проезд к месту учебы и обратно чаще одного раза в учебном году. Порядок предоставления и оплаты таких отпусков, проезда и других льгот закреплен в трудовом или коллективном договоре. Начисленные отпускные или суммы возмещения стоимости проезда организация не вправе включить в расходы в целях налогообложения прибыли (п. 24 ст. 270 НК РФ). Значит, на данные суммы не нужно начислять страховые взносы.

Оплата учебного отпуска: налог на доходы физических лиц

Средний заработок, сохраняемый за работником на период учебного отпуска, а также выплачиваемый за время освобождения от работы в связи с сокращением продолжительности рабочей недели, является его доходом, облагаемым НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ). Иными словами, организация-работодатель при выплате указанных сумм должна удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет. При этом не важно, на основании какого документа предоставляется учебный отпуск и сокращается рабочая неделя - Трудового кодекса или трудового (коллективного) договора. В любом из указанных случаев данные суммы облагаются НДФЛ.

Оплата стоимости проезда к месту нахождения учебного заведения и обратно (один раз в учебном году) относится к компенсационным выплатам, связанным с возмещением расходов на повышение профессионального уровня работников.

Работнику, который учится заочно в высшем или среднем специальном учебном заведении, имеющем государственную аккредитацию, стоимость проезда к месту учебы и обратно работодатель обязан компенсировать один раз в учебном году

Подобные выплаты не облагаются НДФЛ согласно пункту 3 статьи 217 НК РФ. Об этом Минфин России напомнил в письме от 24.07.07 № 03-04-06-01/260.

Отметим, что в пункте 3 статьи 217 НК РФ речь идет только о тех компенсациях, которые установлены действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ либо решениями представительных органов местного самоуправления, и лишь в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ. Значит, если согласно Трудовому кодексу работодатель не обязан оплачивать работнику стоимость проезда к месту учебы и обратно, но делает это добровольно, с выплаченных сумм он должен удержать НДФЛ и уплатить его в бюджет.