Порядок и особенности оформления отпуска. Как оформить отпуск и рассчитать отпускные

15.10.2019

Процедура оформления отпуска работнику включает расчет продолжительности выходного периода в днях, подготовку обязательных кадровых документов и определение суммы к выплате. Различия возникают по видам отпусков. В этой статье рассмотрены нюансы оформления у работодателя ежегодных очередных отпусков.

Как оформить отпуск по закону

Согласно ст. 122 ТК сотрудники предприятия имеют право на оплачиваемый ежегодный отпуск , использовать который можно по своему усмотрению. Общая продолжительность такого выходного периода составляет 28 календарных дней (ст. 115). Отдельным категориям работников длительность отпуска может быть изменена. К примеру, это:

Сотрудники-инвалиды или проживающие в стационарах и достигшие пожилого возраста – минимум 30 д.
Сотрудники возрастом до 18 лет – минимум 31 д.
Сотрудники-срочники при заключении трудовых договоров на период до 2 мес. – за каждый месяц трудовой занятости полагается 2 дня отпуска. Это же правило касается сезонных работников.
Сотрудники, занятые на педагогической работе, – 42-56 д.

Чтобы понять, как грамотно оформить отпуск, необходимо знать, уходит человек отдыхать запланировано или нет. В первом случае сроки и очередность отпускных периодов закрепляются в графике отпусков, который каждая компания должна составлять в обязательном порядке. Во втором – требуется письменное составление сотрудником соответствующего заявления.

Оформление отпуска – необходимые документы:

График отпусков формы Т-7 – разрабатывается на будущий календарный год не позже, чем за 2 недели до его начала. При определении отпускных периодов следует учитывать отраслевую специфику и мнение работников, а составленный документ доводится до сведения персонала.
Приказ на утверждение отпуска – выпускается по одной из форм Т-6 или Т-6а . Обязательно следует отразить сведения о стаже сотрудника, начале/окончании отпуска.
Записка-расчет по форме Т-60 – используется для определения суммы отпускных в целях расчетов с работниками.

Дополнительно вносятся записи в личные карточки формы Т-2 и по факту нахождения отпуска в табеля учета рабочего времени с кодами ОТ/09. При изменении условий использования выходных дней могут применяться Приказ о продлении периода отпуска, Приказ об отзыве сотрудника, Приказ о переносе сроков отпуска.

Важно! По общим правилам физлица, работающие в организации первый год, вправе воспользоваться отпускными привилегиями через полгода непрерывной занятости (ст. 122 ч. 2 ТК), а по соглашению с работодателем и ранее обозначенного срока. При этом основанием для оформления отпуска является заявление сотрудника, а начиная со второго года работы, очередность будет определяться согласно единому графику.

Порядок расчета отпускных сумм

Для точного расчета полагающихся работнику отпускных понадобится составление специальной формы Т-60, где отражаются данные на сотрудника, периоды начала/окончания отпуска, расчетный период, учитываемый совокупный и средний заработок, суммы начислений и удержаний, выплачиваемая «на руки» величина.

Алгоритм определения отпускных состоит из вычисления среднедневного или среднечасового заработка, при этом в расчет берется зарплата за 12 месяцев, предшествующих месяцу наступления отпуска. Исключается время болезни, простоев, декретных и пр. Если период выработан полностью, формула включает специальный коэффициент 29,3 (ст. 139 ТК). Если же период выработан не полностью, применяется формула:

Среднедневная зарплата = Общая сумма зарплаты за период / (29,3 х Количество полностью выработанных месяцев + Число дней в не полностью выработанных месяцах).

Внимание! При оформлении отпусков предприятия могут применять готовые унифицированные формы согласно Постановлению № 1 от 05.01.04 г. или же разработать собственные документы с обязательным отражением необходимых реквизитов и утверждением бланков руководителем.

Как предоставляется отпуск

Отпуска предоставляются в соответствии с графиком отпусков, ежегодно утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Соответственно, график отпусков — это документ, определяющий порядок предоставления отпусков. В нем отражаются сведения о времени распределения оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

Данная обязанность не распространяется на работодателей — физических лиц. В силу ст. 305 ТК РФ вопрос о времени и порядке предоставления ежегодного отпуска может быть решен по соглашению с работником.

График отпусков всегда внимательно проверяют сотрудники инспекции по труду. Если в организации его нет, за несоблюдение трудового законодательства на работодателя может быть наложено административное взыскание в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

График отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отдых, но и позволяет работодателю:

заблаговременно оформить отпуск и выплатить отпускные, которые выдаются не менее чем за три дня до начала отпуска в соответствии с ч. 9 ст. 136 ТК РФ ;
при необходимости найти замену уходящему в отпуск работнику;
контролировать своевременность предоставления работникам отпусков и не допускать накапливание неиспользованных дней отпуска.

Если у работника накопились неиспользованные ежегодные отпуска за предыдущие периоды работы, то за ним сохраняется право их использовать. Такие отпуска работодатель может включить в график отпусков на очередной календарный год либо предоставить их по соглашению с работником.

Если работника не устраивает время отпуска, установленное в графике, он может просить работодателя изменить даты отпуска. Для этого работник должен написать заявление о предоставлении ему отпуска в даты, отличные от тех, которые внесены в график отпусков. В этом случае предоставление отпуска является правом, а не обязанностью работодателя. Как показывает судебная практика, волеизъявление работника, направленное на получение отпуска вне утвержденного графика, не порождает у работодателя обязанности предоставить такой отпуск. А работник, оставивший работу до получения согласия уполномоченного представителя работодателя и до издания приказа об отпуске, может быть привлечен к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения за прогул.

Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников. Обычно такие графики вывешиваются в подразделениях или объявляются работникам под роспись. Однако помимо этого работодатель должен известить каждого работника о времени начала его отпуска не позднее чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Работодателю следует вести журнал извещения работников о времени начала отпуска или же индивидуально под расписку извещать каждого конкретного работника. Это позволит избежать претензий со стороны работника и (или) проверяющих органов относительно времени начала отпуска.

Как составить и утвердить график отпусков?

График отпусков составляется по унифицированной форме № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).

Как правило, работодатель истребует у работников информацию о планируемых датах отпусков. На основании полученных сведений и составляется график. Он подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом подписью на графике.

Если в организации есть первичная профсоюзная организация, то график необходимо согласовать с ней (ч. 1 ст. 123, ст. 372 ТК РФ).

Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в графике указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и были перенесены на следующий год.

pen

Обратите внимание на то, что отпуска без сохранения заработной платы в графике не указываются, это следует из Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1), где сказано, что форма № Т-7 применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

В графике могут указываться отпуска внешних совместителей. Для этого нужно запросить от внешнего совместителя информацию о датах отпуска по основному месту работы.

График отпусков оформляется следующим образом.

В графе 1 указывается наименование структурного подразделения.

В графе 2 отражается должность (специальность, профессия) работника согласно штатному расписанию.

В графах 1 и 2 сведения указываются в соответствии со штатным расписанием.

В графе 3 указывается ФИО работника.

В графе 4 проставляется табельный номер. Данная графа заполняется, если в организации работникам присваиваются табельные номера.

В графе 5 указывается количество календарных дней положенного работнику отпуска.

В графе 6 отмечается запланированная дата отпуска.

На момент утверждения графика графы 1-6 формы № Т-7 должны быть заполнены.

В графе «Утверждаю» проставляется подпись руководителя организации или иного уполномоченного лица. График отпусков утверждается на год. В графе «Номер документа» указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов. График отпусков должен быть составлен согласно ч. 1 ст. 123 ТК РФ не позднее чем за две недели до наступления календарного года, т. е. в середине декабря текущего года. Конкретную дату необходимо проставить в графе «Дата составления». Также должна быть заполнена графа «Мнение выборного профсоюзного органа», указаны дата (не позднее чем за две недели до наступления календарного года) и номер такого документа. График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Вносить ли сведения об отпусках внешних совместителей в график отпусков?

Законодательство не запрещает вносить в график отпусков сведения об отпуске внешнего совместителя.

Чтобы определить даты такого отпуска, можно попросить работника представить справку с основного места работы или выписку из графика отпусков, где будут указаны даты его запланированного отпуска.

Однако следует учитывать возможные риски, которые заключаются в том, что работодатель по совместительству не успеет утвердить график отпусков вовремя из-за предоставления подтверждающих документов после окончания срока, предусмотренного ст. 123 ТК РФ. Это может произойти, если работодатель по основному месту работы утвердит свой график в последний день предусмотренного срока.

Даже если сведения об отпуске включены в график отпусков, работодатель по совместительству должен помнить, что независимо от дат, указанных в графике, отпуск совместителю должен быть предоставлен одновременно с отпуском по основному месту работы (ч. 1 ст. 286 ТК РФ). Иными словами, если работник-совместитель перенесет свой отпуск по основному месту работы на другой срок и предоставит об этом документ, то работодатель по совместительству не сможет отказать в его предоставлении на том основании, что в графике указана иная дата.

Если по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск должен быть предоставлен авансом. Если продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника по совместительству меньше, чем продолжительность его отпуска по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника обязан предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности (ст. 286 ТК РФ).

Как внести изменения (дополнения) в график отпусков?

Изменения могут быть внесены в график отпусков в следующих случаях.

При переносе отпуска с согласия работника (ст. 124 ТК РФ , Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты). Корректирующие сведения нужно внести в графы 8 и 9 графика отпусков (формы № Т-7).
При отзыве работника из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). Поскольку в форме № Т-7 нет специальной графы для внесения сведений об отзыве, можно воспользоваться графой 10 «Примечание». В ней следует указать, что работник был отозван из отпуска, и проставить дату отзыва. В графе 8 нужно отразить реквизиты приказа об отзыве из отпуска, а в графе 9 — дату начала использования оставшейся части отпуска.
При приеме новых работников после утверждения графика отпусков.

Порядок внесения изменений в график отпусков для этой категории работников не установлен. В настоящее время на практике применяются два варианта отражения отпусков, каждый из которых не противоречит действующему законодательству.

Вариант 1. К действующему графику отпусков нужно оформить приложение по унифицированной форме № Т-7 и внести в него сведения об отпусках новых работников.

Вариант 2. В действующий график отпусков, утвержденный до приема нового работника (ч. 1 ст. 123 ТК РФ), не вносят никакие изменения (дополнения).

При желании уйти в отпуск работнику необходимо направить работодателю заявление в произвольной форме. В случае достижения договоренности о дате начала отпуска работодатель издает приказ о предоставлении отпуска и составляет записку-расчет. Сведения об отпуске заносятся в личную карточку работника.

Желательно принять локальный нормативный правовой акт, в котором будет установлен порядок внесения изменений в график отпусков.

При подготовке публикации использовались материалы системы «КонсультантПлюс».

Своему работнику, есть несколько типовых документов. Прежде всего это график отпусков (форма № Т-7). Далее идет приказ на отпуск (формы № Т-6, № Т-6а). И наконец, записка-расчет отпускных (по форме № Т-60).
Так вот, в Роструде решили, что все эти формы с 1 января 2013 года необязательны (письмо от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1). И тут не важно, что утверждены они Госкомстатом России не для бухгалтерского учета, а в целях реализации требований Трудового кодекса РФ.
Таким образом, с 1 января 2013 года все коммерческие организации вправе пользоваться по учету труда и заработной платы, разработанными ими самостоятельно. Главное, чтобы при этом они содержали те обязательные реквизиты, что предусмотрены пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Но можно, разумеется, продолжить использовать типовые, несколько их видоизменив. Что мы и советуем делать.

График отпусков

Утверждать график отпусков положено не позднее чем за две недели до начала года (ст. 123 ТК РФ). То есть подписать график на 2014 год нужно не позднее 17 декабря 2013 года. Впрочем, сделать это можно и чуть позже. Главное - поставить на документе правильную дату. Если же не составить график вообще, есть риск нарваться на штраф по статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Сумма штрафа - от 30 000 до 50 000 руб. Хуже того, деятельность компании могут приостановить на срок до 90 суток.

Причем этот документ не просто формальность. Трудовой кодекс РФ обязывает строго соблюдать приведенные в нем сроки. Разумеется, в конце года далеко не все работники могут точно сказать, в какие сроки они планируют отдыхать в 2014 году. Укажите предположительные даты отпусков. Главное не оставляйте в графике пустых строк !

В трудовой инспекции прекрасно понимают, что строго соблюдать заранее запланированные сроки отпусков практически невозможно. У работников в течение года может появиться сотня причин перенести отпуск. Да и руководство зачастую предлагает поменять сроки отдыха. Кроме того, работника могут отозвать из отпуска. В каждой из этих ситуаций график отпусков неизбежно нарушается.

Чтобы избежать придирок, важно правильно оформить документы. Чаще всего вопрос о переносе отпуска решается по договоренности сторон. Но в любом случае потребуется внести изменения в график отпусков.

Если новый отпуск начинается раньше запланированного срока, достаточно, чтобы сотрудник написал обычное заявление и завизировал его у своего руководства. После чего вам нужно либо составить приказ о переносе отпуска, либо сразу же оформить приказ на отпуск. Реквизиты одного из этих документов и новую дату начала отпуска укажите в графике отпусков в графах 8 и 9 (если речь идет о типовой форме № Т-7). Причем тут не важно, по чьей инициативе переносится отдых.

А если отпуск начинается позже запланированного срока? Предупредите работника: о своем желании перенести отпуск он должен сообщить до того, как наступит приведенный в графике день начала отдыха. Для этого надо написать заявление. Если же отпуск просит перенести работодатель, сотрудник должен в письменной форме подтвердить свое согласие на это. Попросите его написать специальное заявление с новыми сроками отдыха.

Приказ на отпуск

При уходе сотрудника в отпуск нужно составить приказ о предоставлении отпуска сотруднику (типовая форма № Т-6) или нескольким сотрудникам (типовая форма № Т-6а). В целом унифицированная форма этого документа достаточно удобна, поэтому отказываться от нее не имеет смысла.

Однако в приказе укажите только сведения о том отпуске, который вы предоставляете работнику. То есть все прочие строки (о дополнительном, за свой счет и других отпусках) из приказа можно удалить.

А взамен этого при необходимости можете добавить другую дополнительную строку в раздел А. Это на тот случай, если неиспользованный остаток прошлогоднего отпуска работник приобщил к тем дням отдыха, которые берет в текущем году. Приказ подписывает руководитель, сотрудника нужно ознакомить с приказом под подпись.

Если сотрудник одновременно работает в организации и совместителем, и основным сотрудником, для предоставления ему отпуска логичнее всего оформить приказ по форме № Т-6а, которая применяется при оформлении отпуска двум и более работникам

Это связано с тем, что типовая форма № Т-6 не позволяет оформить один приказ при уходе в отпуск внутреннего совместителя. В частности, в этой форме реквизитами, обязательными к заполнению, являются:

должность уходящего в отпуск сотрудника;
период, за который сотруднику предоставляют отпуск.

А составлять свой единый документ в данном случае смысла нет.

То есть оформить отпуск нужно отдельно по каждой должности. Как будто вы отправляете отдыхать двух разных людей.

Ведь у внутреннего совместителя как минимум два трудовых договора, две разные должности, два табельных номера. Да и стаж для отпуска по основному месту работы и стаж по совместительству, как правило, не совпадают из-за того, что дополнительные функции у такого сотрудника появились не сразу.

И главное: отпускные внутреннему совместителю придется рассчитать отдельно по основному месту работы и отдельно по совместительству. А потом суммировать получившиеся результаты.

Записка-расчет

Всякий раз, когда сотрудник компании идет в отпуск, необходимо отразить расчет отпускных либо в специальной форме «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», либо в документе произвольной формы. Мы советуем взять за основу типовую форму.

В этом документе фиксируется, прежде всего, собственно величина отпускных. Кроме того, следует привести и другие показатели, в частности:

рабочий год, за который предоставляется отпуск;
продолжительность отпуска;
выплаты, учитываемые при расчете отпускных (при этом указывают как общую сумму, так и с разбивкой по месяцам);
количество календарных дней, приходящихся на отработанное время;
среднедневной заработок.

И еще. В налоговом учете отпускные нужно делить между месяцами. Такие рекомендации есть, например, в письме Минфина России от 23 июля 2012 г. № 03-03-06/1/356. Речь идет о ситуации, когда отдых начинается в одном месяце, а заканчивается в следующем. При расчете налога на прибыль в каждом из таких месяцев можно учесть ту часть отпускных, которая приходится именно на тот или другой отрезок отдыха. Поэтому в записке-расчете советуем оставить те графы, где вы отразите суммы по каждому месяцу.

Октябрь 2013 г.

При уходе работников в отпуск важно не только своевременно выплатить им отпускные, но и оформить необходимые документы. Расскажем в нашей консультации о том, как правильно оформить отпуск.

Определяемся с отпуском

Чтобы определиться с тем, как оформить отпуск, необходимо вспомнить, какие виды отпусков предусмотрены действующим трудовым законодательством. Можно выделить :

ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 114 ТК РФ) (основной и дополнительный);
отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ);
отпуск по беременности и родам (ст. 255 ТК РФ);
учебный отпуск (ст. 173-ст.177 ТК РФ).

Даже если изначально запланированный отпуск был перенесен на другое время, информация о переносе отражается в графике отпусков. А значит, можно обойтись без заявления работника на отпуск.

Возможна ситуация, когда отпуск работника не отражен в графике отпусков. Например, в случае, если работник устроился к работодателю в текущем году и дополнения в график отпусков не вносились. Тогда работник должен предоставить работодателю заявление на согласованное с ним время отпуска. Сделать это нужно не позднее чем за 3 календарных дня до даты начала отпуска, ведь это минимальный срок, за который работник должен успеть получить свои отпускные (ст. 136 ТК РФ). Если этот срок будет пропущен, работодателя могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

В заявлении на отпуск без сохранения заработной платы работник указывает причину отпуска и срок, на который просит этот отпуск предоставить. Если дать отпуск за свой счет работодатель обязан, причину в заявлении нужно конкретизировать и при необходимости подтвердить документально. В остальных случаях причину отпуска можно не уточнять, указав «по семейным обстоятельствам».

Чтобы работница могла получить отпуск по беременности и родам, она предоставляет работодателю соответствующий

В летний сезон работодателей особенно интересуют нюансы оформления очередных оплачиваемых отпусков. Как считать дни отпуска и включать ли в отпускной период выходные, которые предшествуют ему или следуют сразу за ним? При каких условиях отпуск может быть перенесен на другое время? Во всех ли случаях необходимо требовать от работника заявление на отпуск?

На эти и другие актуальные вопросы отвечают эксперты сервиса "Мое дело".

Какова общая продолжительность ежегодного отпуска?

Общая продолжительность определяется по формуле:

Вывод: общая продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска для различных работников может быть разной и зависит, в том числе, от того, предоставляется ли им вместе с основным дополнительный отпуск или нет (ст. 120 Трудового кодекса РФ).

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска для большинства работников составляет 28 календарных дней (ст. 115 Трудового кодекса РФ). Некоторым категориям работников предоставляются удлиненные ежегодные основные отпуска. Например, продолжительность отпуска несовершеннолетнего работника - 31 календарный день (ст. 267 Трудового кодекса РФ), педагогических работников (ст. 334 Трудового кодекса РФ) в зависимости от занимаемой должности и статуса учреждения, в котором они работают - 42 или 56 календарных дней (приложение к Постановлению Правительства РФ № 724 от 1 октября 2002 г.). Следует учесть, что со 2 июня 2012 г. дополнен перечень педагогических работников, имеющих право на отпуск продолжительностью 56 календарных дней (Постановление Правительства РФ № 502 от 21 мая 2012 г.).

В особом порядке (из расчета два рабочих дня за месяц работы) рассчитывается оплачиваемый отпуск сезонных работников и работников, с которыми трудовой договор заключен на срок не более двух месяцев (ст. 291, 295 Трудового кодекса РФ).

Комментарий: - Часто работодатели затрудняются с определением количества дней отдыха и датой выхода работника из отпуска в ситуации, когда в отпускной период попадают праздничные дни. Тут главным является правило о том, что праздничные дни не считаются отпускными и не включаются в число календарных дней отпуска (ч. 1 ст. 120 Трудового кодекса РФ). Поэтому при заполнении приказа по форме № Т-6 (№ Т-6а) общее количество дней отпуска следует посчитать и указать в соответствующей строке без учета праздничных дней. Однако определяя дату выхода работника из отпуска, нужно принимать в расчет и праздничные дни, поскольку они, попав в отпускной период, фактически отодвинут окончание отдыха работника. Дата окончания отдыха работника указывается в приказе с учетом использования праздничных дней. При этом дата выхода на работу в любом случае должна приходиться на день, который является для работника рабочим, а не выходным или праздничным (ч. 4 ст. 14 Трудового кодекса РФ). Подтверждение: ст. 120 Трудового кодекса РФ, письмо Минтруда России № 861-7 от 12 августа 2003 г.

Вправе работодатель по своей инициативе делить отпуск работника на части и включать выходные дни в период отпуска (его частей)?

Работодатель не вправе самостоятельно разделить отпуск работника на части и определить продолжительность этих частей - такие вопросы решаются по соглашению сторон (при этом хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней). Поэтому нельзя в обязательном порядке потребовать от работника включения в отпуск выходных дней, непосредственно предшествующих отпуску или следующих сразу за ним.

Например, работник написал заявление с просьбой предоставить ему часть отпуска продолжительностью два календарных дня (четверг и пятница). Если работодатель согласился с такой продолжительностью части отпуска, выходные дни (суббота и воскресенье) автоматически в отпуск не включаются. Работник может включить в свой отпуск эти выходные, но тогда отпуск будет оформлен не на два, а на четыре календарных дня.

Подтверждение: ч. 1 ст. 125 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда № 2143-6-1 от 17 июля 2009 г.

Вправе организация перенести заранее утвержденную дату начала ежегодного отпуска?

Трудовое законодательство не содержит запрета на перенос заранее утвержденной даты начала отпуска работника. Однако перенести отпуск на другой срок можно, только если достигнуто согласие между работником и работодателем.

Например, работодатель может с согласия работника перенести его отпуск на следующий рабочий год, если предоставление отпуска в текущем рабочем году неблагоприятно отразится на нормальном ходе работы организации. В данном случае отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Перенести отпуск на другое время может попросить и сам работник, если ему по каким-то причинам стала неудобна заранее утвержденная дата отпуска. Работодатель, по общему правилу, не обязан соглашаться c предложенной работником корректировкой графика отпусков, но может пойти ему навстречу.

При этом законодательством предусмотрены ситуации, когда работодатель обязан по письменному заявлению работника перенести отпуск на другой срок (отличный от заявленного в графике отпусков):

Работнику не были выплачены отпускные за три дня до наступления даты отпуска;

Работник был уведомлен о предстоящем отпуске с опозданием, то есть позднее, чем за две недели до его начала.

В этих случаях работодатель не имеет права отказать работнику в переносе запланированной даты отпуска, а должен выполнить его просьбу.

Документальное оформление переноса отпуска зависит от того, по чьей инициативе происходит этот перенос. Если дата отпуска переносится по инициативе работодателя (например, когда отпуск может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации), документами, подтверждающими правомерность действий по отступлению от графика отпусков, будут являться:

Письменное согласие работника на перенос отпуска;

Приказ (распоряжение) руководителя о переносе начала отпуска с указанием причин переноса.

Если перенести отпуск попросил сам работник, оформить нужно:

Заявление работника с просьбой перенести начало отпуска с пометкой, что отпуск оформляется вне графика отпусков;

Согласие работодателя, которое может выражаться в разрешительной резолюции на заявлении и (или) в оформлении приказа о предоставлении отпуска работнику по форме № Т-6.

В любом случае при переносе даты начала отпуска нужно внести дополнения в график отпусков. Для этого в нем необходимо заполнить раздел "Перенесение отпуска":

Графу 8 "Основание (документ)";

Графу 9 "Дата предполагаемого отпуска".

Комментарий: - Работодатель не может в одностороннем порядке перенести дату отпуска, запланированную в графике отпусков. Но и работник не имеет права самовольно уйти в отпуск не по графику без предварительного письменного согласования с работодателем. В судебной практике по трудовым спорам есть примеры, когда такие действия работника признавались неправомерными, а решение работодателя об увольнении в данной ситуации за прогул - законным и обоснованным.

Так, в одном из судов Санкт-Петербурга рассматривался спор, в котором работник без согласия работодателя использовал отпуск раньше срока, установленного графиком отпусков. До ухода в отпуск он известил об этом только непосредственного начальника и не дождался решения руководителя организации. Суд согласился с увольнением этого работника за прогул, поскольку истец не представил доказательств согласования с работодателем новой даты отпуска (Определение Санкт-Петербургского городского суда № 33-12647/2010 от 13 сентября 2010 г).

Не смогла восстановиться на работе истица, которая самостоятельно продлила себе отпуск на количество дней нетрудоспособности, не предупредив об этом работодателя (определение Московского городского суда № 4г/2-5161/10 от 25 июня 2010 г.), а также работница- внешний совместитель, не известившая организацию о своем нахождении в отпуске по основной работе, который пришелся на ее рабочее время по совместительству (Определение Московского областного суда № 33-12005 от 17 июня 2010 г.).

Оформляя перенос отпуска, нужно учесть, что запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска (в т. ч. по причинам его переноса) в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Подтверждение: ст. 123, ч. 3 ст. 124 Трудового кодекса РФ, Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (форма № Т-7), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

В каком порядке извещать работника о дате начала ежегодного отпуска?

Извещать можно в любом письменном порядке, так как специальных правил (в т. ч. унифицированных бланков) для этого не предусмотрено. Поставить работника в известность о том, когда начинается его отпуск, нужно под подпись не менее чем за две недели до его начала.

Письменный порядок уведомления позволит на случай возникновения споров с работниками трудовой инспекцией иметь подтверждение, что данная обязанность работодателем была исполнена. Например, с работника можно взять подпись об ознакомлении с планируемой датой начала отпуска. Поставить подпись работник может:

В специальном журнале, который ведется для ознакомления работников с распорядительными документами организации;

На ознакомительном листе, приложенном к графику отпусков;

В специальной графе для ознакомления, включенной в унифицированную форму графика отпусков приказом по организации;

На индивидуальном уведомлении о предстоящем отпуске;

На приказе (распоряжении) о предоставлении отпуска работнику по форме № Т-6, если он издается за две недели до начала отпуска.

Подтверждение: ч. 3 ст. 123 Трудового кодекса РФ, Порядок, утв. Постановлением Госкомстата России № 20 от 24 марта 1999 г., Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (форма № Т-6,форма № Т-7), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Какие документы оформлять при предоставлении работнику ежегодного отпуска?

Оформлять нужно следующие документы:

График отпусков по форме № Т-7;

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска по форме № Т-6 - на одного работника или по форме № Т-6а - на группу работников;

Записку-расчет о предоставлении отпуска по форме № Т-60.

Подтверждение: Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (форма № Т-7, формы № Т-6, № Т-6а, форма № Т-60), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска необходимо сделать отметки:

В личной карточке работника (форма № Т-2);

В его лицевом счете (форма № Т-54, № Т-54а).

Сведения о предоставлении отпуска работнику необходимо внести и в табель учета рабочего времени (формы № Т-12, № Т-13). При этом нужно проставить буквенный код "ОТ" (цифровой код "09"), если предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск, либо буквенный код "ОД" (цифровой код "10"), если предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск.

Подтверждение: Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (форма № Т-2, формы № Т-12, № Т-13, формы № Т-54, № Т-54а), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Оформлять заявление на ежегодный отпуск, если в графике указана точная дата начала отпуска?

Оформлять не нужно, если фактические даты начала и окончания отпуска совпадают с датами, указанными в графике отпусков.

Трудовое законодательство не содержит требования об оформлении заявлений на отпуск. Очередность предоставления отпусков определяется графиком отпусков (форма № Т-7).

То есть заявление на отпуск требуется в следующих случаях:

Если в графике отпусков указан только месяц, а не конкретная дата начала и окончания отпуска;

Если отпуск перенесен на другой день;

Если дата окончания отпуска не совпадает с указанной в графике отпусков (например, отпуск разделен на части, продлен и т.д.);

Если отпуск предоставляется новому работнику, не указанному в графике отпусков.

Вывод: оформлять заявление на отпуск необязательно, если работник уходит в отпуск и возвращается из него в дни, указанные в графике отпусков. В этом случае все необходимые данные (даты начала и окончания отпуска, его продолжительность, ФИО работника, структурное подразделение и должность (профессия, специальность работника) содержатся в графике отпусков.

Подтверждение: ст. 122, 123 Трудового кодекса РФ.