Порядок определения лимита денежных средств в кассе. Расчет лимита остатка кассы (примеры)

21.10.2019

Лимит остатка кассы на 2018 год по-прежнему обязателен к установлению для лиц, имеющих в обороте наличные деньги, проходящие через операционную кассу. Рассмотрим, есть ли особенности в определении его размера для 2018 года.

Документ, содержащий порядок расчета лимита остатка кассы

Правила для расчета предельной величины остатка наличных денег в операционной кассе лица, имеющего в обороте наличные деньги, установлены указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, посвященным порядку ведения кассовых операций. В 2018 году этот документ применяется в редакции, ставшей следствием изменений, внесенных в него указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У.

С чем оказались связаны изменения? Главным образом с последствиями новшеств, внесенных в закон «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ законом об онлайн-кассах (от 03.07.2016 № 290-ФЗ):

Уточнен перечень документов — оснований для отражения в операционной кассе наличной выручки. В их число включены кассовые чеки, БСО и иные документы, оформляемые на кассовых аппаратах нового образца и имеющие возможность принимать не только бумажную, но и электронную форму.
Доступным стало оформление электронных вариантов приходного и расходного кассовых ордеров, направление вносителю денег электронной квитанции к приходному ордеру. В связи с этим появились оговорки о необходимости контроля за соответствием образцу подписей, проставляемых на кассовых документах, только для их бумажного варианта.
Обновлены правила работы с подотчетными суммами. Для их выдачи достаточно будет распоряжения руководителя, а отсутствие отчета по ранее выдававшимся суммам больше не препятствует выплате новых сумм.

Прочие правила порядка ведения кассовых операций остались неизменными. В том числе обновления не коснулись порядка, в котором устанавливается лимит остатка денежных средств в кассе. То есть расчет лимита остатка кассы на 2018 год следует осуществлять в тех же ситуациях и по тем же алгоритмам, что и в предшествующих годах.

Зачем нужен лимит денежных средств и как он устанавливается?

Установление лимита ограничивает ту сумму наличных денег, которая может находиться в операционной кассе на конец рабочего дня (п. 2 указания Банка России № 3210-У). Лимит может быть превышен в дни выдачи работникам зарплаты, стипендий, соцвыплат и в выходные дни, если юрлицо в них осуществляет операции по кассе.

Определение величины лимита обязательно для юрлиц и обособленных подразделений, самостоятельно сдающих деньги в банк. Если обособленные подразделения сдают деньги в кассу юрлица, то общая сумма устанавливаемого организацией лимита учитывает и те лимиты, которые предусмотрены для подразделений. ИП и юрлица, относящиеся к числу субъектов малого предпринимательства, вправе такой лимит не устанавливать.

О том, в каких случаях юрлицо может быть отнесено к числу субъектов малого предпринимательства, читайте .

Юрлицо самостоятельно осуществляет расчет лимита остатка кассы (для подразделений и общей его величины) и утверждает его размер распорядительным документом.Один из экземпляров этого документа направляется в подразделение.

Как рассчитать величину лимита остатка кассы на 2018 год?

Как рассчитать лимит остатка кассы? Указание Банка России № 3210-У приводит для такого расчета 2 внешне одинаковые формулы, принципиально различающиеся только характеристикой объема оборота (реального или планируемого) денежных средств, задействованных в расчете:

Объем поступлений от продаж. В нем не учитываются средства, принимаемые платежным агентом (субагентом).
Объем выдач наличных денег. В него не включают средства на выдачу работникам зарплаты, стипендий, соцвыплат.

Первый объем в указании Банка России № 3210-У обозначен буквой V, а второй — R. И формулы расчета лимита (L) с этими буквами выглядят так:

где оставшиеся 2 показателя (P и N) весьма сходны по смыслу, но характеризуют, соответственно, тот процесс, к которому относится один из определяющих формулу расчета показатель (V либо R):

Р — расчетный период (определяемый в рабочих днях с условием, что их число не превысит 92), за который происходит либо получение объема V, либо выдача объема R;
N — число рабочих дней между днями сдачи денег в банк (для показателя V) или получения из банка (для показателя R).

При определении количества дней, составляющих величину показателя N, не учитывают факты принятия и выдачи средств, не включаемых в объемы (V и R). Установлено, что число дней, составляющих показатель N, не должно превышать 7, а если в населенном пункте, где располагается юрлицо, нет банка, то 14. Хотя допускается зависимость значения этого показателя от таких вещей, как:

обстоятельства непреодолимой силы;
местонахождение, структура и особенности деятельности юрлица.

Итоги

Цифру, отвечающую той сумме, выше которой не может оказаться остаток наличных денежных средств в операционной кассе юрлица на конец рабочего дня, следует определять самому юрлицу, используя для этого законодательно установленную формулу. Формула имеет 2 внешне одинаковых варианта, принципиально различающихся по характеристикам объемов наличной денежной массы, задействованной в расчете: это либо объем продаж, либо объем выплат за определенный период. Прочие показатели, входящие в формулу, похожи по смыслу, но значения их зависят от того, какой именно (продаж или выплат) объем наличных денежных средств взят за основу расчета.

Порядок ведения кассовых операций распространяется на:

на юридических лиц;

на юридических лиц, перешедших на упрощенную систему налогообложения;

на индивидуальных предпринимателей.

Лимит остатка наличных денег

Для ведения кассовых операций организация устанавливает лимит остатка наличных денег (далее - лимит кассы)

Лимит остатка наличных денег это - максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня.

Обособленное подразделение (филиал, представительство), у которого открыт банковский счет, также устанавливает лимит кассы.

Платежные агенты обязаны вести отдельную кассовую книгу по средствам, полученным в рамках деятельности платежного агента и формировать отдельные ПКО на эти средства. Эти деньги не учитываются при расчете лимита кассы и должны полностью сдаваться в банк в день их получения, иначе они будут расцениваться как сверхлимитные со всеми вытекающими последствиями.

Накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита допускается:

В дни выплат заработной платы, стипендий, и выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты,

В выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем в эти дни кассовых операций.

Руководитель организация издает распорядительный документ (например, приказ руководителя) об установленном лимите кассы.

Лимит остатка кассы не нужно утверждать в банке

Лимит кассы организация и предприниматель утверждает самостоятельно.

До нового Положения лимит кассы утверждал банк на основании "Расчета по форме № 0408020" , утвержденной Положением Банка России от 5 января 1998 г. № 14-П.

За банками сохраняются полномочия по контролю за соблюдением кассовой дисциплины, в том числе, за превышением лимита. Это следует из пункта 2.14 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории российской федерации от 05.01.98 № 14-П.

Банки по-прежнему должны проверять своих клиентов не реже одного раза в два года.

Кассовые документы

Вести кассу и подписывать кассовые документы имеет право кассир, наделенный соответствующими должностными правами и обязанностями и ознакомленный с ними под роспись. При наличии нескольких кассиров один из них назначается старшим. Допускается вариант, при котором кассовые операции совершает сам руководитель.

Приходный кассовый ордер и Расходный кассовый ордер подписывается главбухом или простым бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем или кассиром. Если кассой занимается сам директор, то на ПКО (РКО) будет стоять только его подпись.

Кассовая книга, заполняемая в бумажном виде, брошюруется до начала ее ведения. Тогда же в ней проставляются номера страниц. Надпись о количестве листов скрепляется печатью и подписями директора или предпринимателя, а также главбуха.

Если кассовая книга заполняется в электронном виде, то листы нумеруются автоматически, начиная с 1 января каждого года. В конце дня лист «электронной» кассовой книги нужно распечатать в двух экземплярах. Брошюровать такие листы и заверять надпись о количестве листов необходимо не реже, чем раз в год.

Кассир должен иметь образцы подписей руководителя, главбуха и бухгалтеров, подписывающих приходные и расходные ордеры. Перед каждым принятием (выдачей) денег кассир обязан сличать подписи на ПКО и РКО с теми, что указаны в образцах.

Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяют ся юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем. (Положение № 373-П пункт 1.11.)

Подотчетные лица

Чтобы получить деньги под отчет, работник должен каждый раз писать заявление. Рассмотрев заявление, руководитель обязан сделать собственноручную надпись о сумме и сроке. Только при наличии такого документа кассир вправе выдать деньги. О приказе со списком подотчетных лиц и сроках сдачи авансовых отчетов в новом Положении не упомянуто.

Выдавать деньги под отчет (как и раньше) можно только при условии, что подотчетное лицо полностью погасило задолженность по предыдущим суммам.

Лимит кассы устанавливается согласно Положению о проведении операций по кассе. Установление кассового лимита осуществляется исключительно с целью контролирования оставшихся денег в кассе в конце рабочего дня. Наличность на конец дня, которая превышает утверждённый лимит кассы, определяются как свободные наличные ресурсы, сохраняемые учреждением, частным предпринимателем на счетах. В расчёт максимума остатка кассы не входит наличность, требуемая для уплат сотрудникам учреждения (оплата труда, стипендия, отпускные и иные соц. платежи).

Кто и каким документом устанавливает лимит кассы

Предельное значение остатка кассы учреждение формирует самостоятельно.

Для осуществления операций по приёмке наличности, включающих пересчёт, по уплатам наличных денег учреждение выпускает распоряжение об установлении лимита остатка денежной кассы.

Положение регулирует предельное значение наличности, сохраняющейся в утверждённом руководителем помещении для производства операций с наличностью после фиксирования в завершении дня работы остатка кассы в кассовой книге.

Распоряжение об утверждении лимита остатка кассы подлежит оформлению руководителем учреждения.

Малые учреждения вправе не вводить лимит кассы. К ним относятся:

Кооперативы;
Учреждения коммерческой сферы;
Частные предприниматели.

Формулы вычисления лимита

Существует два метода расчёта для установления кассового лимита:

На основе выручки;

Лимит = R × / P , где:
V - размер вырученных денег за рассматриваемый временной интервал такого же периода за прошедшие годы либо планируемый размер выручки или максимальный объём расходования денежной наличности;

P - расчётный временной промежуток, утверждённый решением руководителя предприятия, в который оно осуществляло деятельность. Временной интервал не может быть более 92 дней работы;

Отрезок времени между датами направления в банковскую организация наличности. Период определяется по желанию предприятия, но не может составлять больше 7 дней работы, а в случае нахождения банковского учреждения на значительном отдалении - 14 дней работы.

Данная формула применятся при присутствии денежной выручки либо в случае, когда прогнозируется её формирование у вновь образованных предприятий (частных предпринимателей).

Установление кассового лимита на основе выдачи наличных.

Лимит = R/P * , где

R - общий размер затрат наличных денег за рассматриваемый период (исключая платежи сотрудникам);

P - временной период проведения расчёта, включающий неофициальные рабочие дни;

Количество дней работы, приходящихся на временной интервал между выводом наличности со счёта в банковской организации.

Вторую формулу используют в случае отсутствия в настоящем и будущем периоде выручки в форме наличных денег (к примеру, все поступления проходят через банковскую организацию). В этом случае считается не выручка, а расходы на административные и хозяйственные потребности.

Для установления целого рублёвого значения предела оставшейся денежной наличности возможно применять математическое округление.

П ериод расчёта , для которого руководитель устанавливает лимит кассы на предприятии , воз можно выбрать в произволь ном виде .

Таковым временным промежутком может являться срок:

Предшествующий осуществлению вычисления срок (к примеру, расчёт кассового лимита на II квартал делается на основании значений за I квартал текущего года);
В котором приход денежной наличности имел максимальное значение (к примеру, вычисление производится на основании показателей I квартала прошлого года, в котором был зафиксирован максимальный размер вырученных денежных средств);
Такой же период за прошлые годы (к примеру, вычисление лимита на II квартал текущего года делается на базе финансовых показателей II квартала пятигодичной давности).

Если учреждением до 1 января лимит остатка кассы не устанавливается , то в будущем году вся денежная наличность в кассе станет сверхнормативной.

Прогнозируемое значение затрат наличности, используемое при вычислении предельного значения остатка кассы, не зависит от размера наличных денег, получаемых организацией в банке согласно потребностям. Важно непревышение рассчитанного предела денежной наличности в кассе по окончании дня работы.

На какой срок лимит остатка денежных средств в кассе устанавливается и порядок переоформления лимита

Положение не сообщает конкретный период, на который лимит денежных средств в кассе устанавливается предприятием. Организация вправе выбирать срок по собственному желанию. Можно определить предел:

На квартал;
Месяц;
Иной целесообразный временной интервал.

Также возможно менять срок при необходимости.

В Положении № 373-П отсутствуют требования о переформировании уже определённого лимита кассы, но правовой акт и не запрещает такую процедуру. Установление кассового лимита происходит ежегодно в начале года, но при наличии существенных расхождений возможен его пересмотр в продолжении года. К примеру, при изменении вырученных денег от продажи продукции (услуг, работ) либо потребности в наличности для погашения платежей.

Кассовый остаток сверх утверждённого значения

Сверхлимитный остаток возможен в двух ситуациях:

В дни уплаты зарплаты, соцплатежей и стипендий, включая день принятия наличности со счёта банка для исполнения платежей. Требуемая сумма наличности рассчитывается согласно платёжной ведомости. Срок уплаты наличности на подобные расходы утверждается руководителем и фиксируется в ведомости. Положение ограничивает предельный период перечисления наличности для выполнения подобных платежей: срок не может составлять больше 5 дней работы (вместе с днём принятия наличности со счета банковской организации на данные выплаты);

В выходные и нерабочие дни при проведении предприятием в эти дни операций с наличностью.

Оформление лимита остатка кассы утверждается положением о порядке исполнения кассовых операций, в котором обозначены требования при формировании предела кассового остатка учреждения или частного предпринимателя, прописывается кто конкретно и с оформлением какого документа устанавливает лимит кассы на предприятии.

Установление лимита остатка кассы предусматривается и для обособленной структуры, открывшей счёт в банке. Дубликат приказа о максимальной величине кассового остатка, указания об определении обособленному учреждению максимального значения суммы остатка наличных передаётся учреждением обособленной организации согласно регламенту, определённому юрлицом.

У платёжных агентов формируется особая кассовая книга по суммам денег, полученным в процессе его деятельности.

Данные наличный суммы не принимаются в расчёт предельного остатка кассы и полной сумме передаются в банковское учреждение в день их передачи. В ином случае деньги перейдут в статус сверхлимитированных остатков.

Лимит остатка денежных средств в кассе устанавливается следующим документом (любым из них):

Указанием;
Приказом;
Решением;
Распоряжением;
Иным документом.

Определять предел остатка наличности нужно, ориентируясь на заработанную выручку, периоды максимума затрат наличности либо планируемых размеров выручки за реализуемую продукцию, произведённые работы, осуществлённые услуги (для вновь образованных учреждений и только что прошедших регистрацию частных предпринимателей).

Лимит кассы – это установленная организацией максимально допустимая сумма денег в кассе на каждый рабочий день. Необходимость постоянно следить за излишками наличности в кассе усложняла жизнь многим бухгалтерам. С 1.06.14 были внесены изменения в порядок ведения кассы: некоторые предприятия освобождены от обязательного установления кассового лимита.

Необходимость лимита

Большинство операций, особенно связанных с обращением крупных сумм, проводят при помощи банковских переводов. Лимит кассы создан как раз для контроля и уменьшения оборота наличных средств. Превышение установленных норм допускается лишь в некоторых случаях.

Для установления реальных цифр предельной наличности в кассе периодичность пересмотра лимита не ограничивается Банком России. По своему усмотрению руководитель имеет право изменять размер лимитной суммы в кассе в течение месяца, квартала, года или другого необходимого срока.

Порядок установления

Лимит остатка кассы устанавливается организацией самостоятельно. Документ, регулирующий ведение кассовых операций, вступает в силу после подписания руководителем предприятия. Нужно понимать, что отсутствие устанавливающего документа может привести к ответственности, т. к. лимит автоматически будет считаться нулевым, а все находящиеся в кассе суммы – сверхлимитными.

Регулирует установление лимита наличности в кассе – Банк России (Указанием №332-У от 11.03.14). Контролирует соблюдение принятых норм банк, который обязан проверять данные кассовых операций не реже раза в 1–2 года. При обнаружении несоответствий и нарушений отправляется запрос в налоговую службу.

Организации, освобожденные от установленного лимита кассы

После внесения изменений в порядок кассового учета, некоторые организации были освобождены от обязательного установления предельного размера наличности в кассе. К ним относятся предприниматели малого бизнеса и ИП. Для того чтобы воспользоваться правом на неограниченное обращение наличности в кассе, предприятию необходимо соответствовать следующим критериям:

средняя численность сотрудников за предыдущий год составляет не более 100;
сумма выручки без учета НДС за прошлый год - не более 800 млн рублей;
доля в уставном капитале сторонних юридических лиц – 25% или менее;
доля участия средств в уставном капитале различных фондов, организаций или объединений не превышает 25%.

Индивидуальные предприниматели и представители малого бизнеса получили право не соблюдать лимит денег в кассе с 1.06.15. Организации, зарегистрированные как объекты малого бизнеса после указанной даты, могут не устанавливать лимит с момента признания статуса предпринимательской деятельности.

Отказ предприятия от лимита кассы

Для отказа от установления предельного значения денег в кассе недостаточно просто заявить об этом. Как и любое действие предприятия, оно должно быть оформлено документально в следующем порядке:

Если до момента отказа действовал приказ об установлении лимита кассы, его требуется отменить.
Подготовить и утвердить приказ об устранении установленного лимита кассы с определенного числа.

Составление документа об отсутствии предельной суммы денег в кассе очень важно, т. к. при плановой проверке несоблюдение кассового лимита будет необоснованным и повлечет за собой административную ответственность.

Виды штрафов при нарушениях лимита кассы

В случаях, когда хранение сверхлимитных сумм не разрешено, предприятию грозят штрафы по статье 15.1 Кодекса об административных правонарушениях. В зависимости от того, кто несет ответственность, суммы могут быть в размере:

4–5 тыс. рублей выплачивают ИП и должностные лица малого бизнеса;
40–50 тыс. рублей взимают с юридических лиц (т. е. с предприятия).

Во избежание штрафных санкций следует тщательно следить за кассовыми операциями и вовремя передавать сверхлимитные суммы в банк.

Предприятие может быть привлечено к ответственности и в случаях таких нарушений, как хранение средств в кассе без оформления приходного ордера, а также при просрочке выплаты сумм, направленных из фонда оплаты труда.

Законное хранение сверхлимитных средств в кассе

Согласно указанию Банка России, предусмотрены случаи, когда лимит кассы предприятия можно законно превысить. В перечень включены суммы:

для выплаты в фонд заработной платы (оплата за труд, стипендии, социальные выплаты);
образовавшиеся в праздничные и выходные дни, если организация осуществляет наличные расчеты в это время.

Стоит учитывать, что средства, поступающие из фонда оплаты труда, должны быть выплачены в течение 3–5 дней, включая день, в течение которого средства поступили в кассу.

Как соблюсти кассовый лимит?

Необходимо, чтобы руководство предприятия внимательно относилось к вопросу ведения кассового дела. Лимит должен быть введен соответственно обороту наличности в кассе. Установление сумм, не обоснованных расчетами, скорее всего, приведет к частым нарушениям лимита.

Остаток денег в кассе можно увидеть в кассовой книге. Если обнаружена предельная сумма, ее следует сдать на хранение в банк. Предприятие вправе устанавливать самостоятельно периодичность отправления денежных средств для зачисления на расчетный счет. К обязательной инкассации подлежат только лимитные суммы, распределение остатка происходит на усмотрение организации.

Расчет лимита кассы

Существует 2 метода, на основе которых проводят расчет предельно допустимой суммы денежных средств в кассе. Если лимит был рассчитан до 1.06.14, во избежание проблем с налоговой службой лучше отменить старый приказ и издать новый. Лимит наличных в кассе выводят на основании объемов планируемой выручки или расходов наличности.

Период, по данным которого рассчитывают кассовый лимит, устанавливается предприятием самостоятельно. Обычно используют квартал:

предшествующий тому, для которого проводят расчет;
с показателем максимальной выручки;
аналогичный периоду прошлого года.

Расчетный период включает в себя все рабочие дни рассматриваемого квартала, но не должен содержать более 92 дней. Получившуюся сумму лимита можно округлять до рублей в большую или меньшую сторону.

Расчет на основе объема выручки

Метод используется в тех случаях, когда предприятие получает или планирует получать выручку наличностью. Чтобы осуществить расчет лимита кассы, основываясь на объеме вырученных от экономической деятельности средств, используют формулу Л = Об ÷ Т рас × Т ин, где:

Л – лимит средств в кассе;

Об – объем выручки, полученный наличным расчетом, за рассматриваемый период;

Т рас – расчетный период (квартал) в днях;

Т ин – периодичность сдачи средств в банк (инкассации).

Пример расчетов по объему выручки

Рассмотрим, как рассчитать лимит кассы, используя следующие данные: в кассу торговой фирмы «Х» ежедневно поступает выручка. Расчетным периодом признан первый квартал прошлого года. Выручку сдают 1 раз в 4 дня. Фирма работает без выходных. Выполним действия:

Рассчитаем количество рабочих дней в квартале. В условии указано, что фирма осуществляет деятельность всю рабочую неделю, следовательно, расчетный период состоит из 90 дней.
Объем полученной выручки, который был выявлен на основании данных счетов 50, 90 и 62, составил 4 856 548 рублей, а именно: в январе – 1 558 884 р., в феврале – 1 240 058 р., в марте – 2 057 606 р.
Рассчитаем лимит кассы на первый квартал: Л = 4 856 548 ÷ 90 × 4 = 215 846 р.

Основываясь на результатах, глава фирмы выпустил приказ об утверждении лимита.

Расчет на основе расходов наличных средств

Если предприятие использует только безналичные расчеты, установить ежедневную предельную сумму денежных средств в кассе можно при помощи объема наличных административно-хозяйственных расходов. Стоит учитывать, что в расчет ни в коем случае не берут суммы, поступившие из фонда оплаты труда.

Лимит кассы, рассчитываемый для предстоящих расходов наличных средств, устанавливают с помощью формулы Л = Об ÷ Т рас × Т ин, где:

Об – объем выданных сумм из кассы на общехозяйственные и административные расходы;

Т рас – расчетный квартал в днях (но не более 92);

Т ин – период инкассации.

Порядок округления результатов такой же, как и в предыдущих расчетах.

Образец расчета лимита кассы на основе расходов наличных средств

Рассмотрим пример: организация осуществляет только безналичные расчеты. Наличные деньги снимают 1 раз в 3 дня. Расчетным периодом признан первый квартал прошлого года. Организация осуществляет деятельность 5 дней в неделю. Объем расходов наличности за указанный период составил 1 600 000 рублей. Выполним действия:

Рассчитаем количество дней в рассматриваемом квартале: в январе рабочих дней было 15, в феврале – 19, в марте – 22. Итого: 56 дней.
Согласно данным бухгалтерского учета, сумма расходов за январь составила 520 тыс. р., за февраль – 268 тыс. р., за март – 812 тыс. р.
Вычислим лимит кассы на первый квартал: Л = 1 600 000 ÷ 56 × 3 = 85 714 р.

На основе расчетов руководитель предприятия установил предельно допустимую сумму на каждый рабочий день в размере 86 000 рублей.

В тех случаях, когда организация не осуществляет расходы из кассы и не использует наличные расчеты, а только выплачивает дивиденды, лимит устанавливается исходя из объема выданных денег по аналогичной формуле. При этом совсем необязательно указывать все дни квартала, ведь обычно средства снимаются 1 раз за период. Период инкассации для расчета используют максимальный, равный 7 дням.

Предельные суммы наличных средств для обособленных подразделений

Организация, имеющая структурные подразделения, устанавливает лимит денежных средств в кассе на основе способа инкассации. Для территориально независимых от головного офиса отделений может быть установлен лимит:

отдельный – в тех случаях, когда средства из кассы передают напрямую в банк;
совокупный – входящий в состав лимита головного офиса – в тех случаях, когда наличность сдается в главный отдел.

В случае сдачи денежных средств из кассы подразделений в центральный офис, лимит должен быть установлен с учетом выручки каждого из обособленных отделов и распределен по ее доле.

Порядок составления приказа лимита кассы

Документ, устанавливающий организацию кассового учета, составляется каждой организацией самостоятельно. Типовой бланк для приказа не установлен, но обязательна к указанию информация о:

дате выхода приказа;
сумме установленного лимита;
методе и порядке расчета лимитной суммы;
при необходимости отмене предыдущего приказа с указанием номера документа и даты.

Все остальные критерии официальной бумаги предприятия составляются на основе основных правил документирования. Рассмотрим постановление главы предприятия, указывающее как производить расчет лимита кассы. Приказ-образец может послужить примером для составления документа в условиях другого предприятия:

ТОО «Премиум»

Приказ №25 от 30.09.2015

«Об установлении лимита остатка наличных средств в кассе»

Основываясь на Указании Банка России от 11.03.2014 № 3210-У,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Принять установленным на четвертый квартал 2015 года лимит кассы в размере 548 985 (Пятьсот сорок восемь тысяч девятьсот восемьдесят пять) рублей на основании данных четвертого квартала 2014 года.
Установить период инкассации в обслуживающий ОАО «Россия-Банк»: 1 раз в 3 рабочих дня.
Признать недействительным приказ «Об установлении лимита остатка наличных средств в кассе» №16 от 30.06.2015.
Ответственным лицом за соблюдение лимита кассы назначить кассира, который обязуется проверять сумму денег в кассе в конце рабочего дня на основании данных кассовой книги.

Ген. директор подпись А. А. Николаев

С приказом ознакомились:

Главный бухгалтер дата/подпись М. П. Андреева

Кассир дата/подпись П. А. Совушкина

В дополнительном распоряжении предприятие может указать расчетный образец лимита кассы.

Исходя из приведенных примеров, можно с уверенностью сказать, что расчет кассового лимита и издание соответствующего приказа не является сложной задачей в бухгалтерском учете. Уделив должное внимание подсчету сверхлимитных сумм, предприятие сможет избежать финансовых правонарушений и административной ответственности.

Ежегодно индивидуальные предприниматели, сталкиваются с необходимостью пересмотра лимитов по кассе. При этом данный показатель с 2012 г. им приходится определять самостоятельно, а затем его нужно представить в банк. Сложности у предпринимателей возникают в связи с тем обстоятельством, что правила расчета кассового лимита зависят от того, есть у ИП наличная выручка или нет. Как безошибочно рассчитать и утвердить данный предел, вы узнаете из статьи.

Зачем устанавливать лимит по кассе

Обязанность индивидуальных предпринимателей по установлению лимита по кассе закреплена в Положении Банка России от 12.10.2011 N 373-П о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (далее - Положение N 373-П). А если предприниматель не установит лимит, считается, что он равен нулю. Как следствие, ИП будет не вправе хранить деньги в кассе на конец дня, а остаток наличных денег, ежедневно выводимый в , должен быть равен нулю.
Следовательно, при отсутствии утвержденного кассового лимита велика вероятность того, что предприниматель будет допускать его превышение, что является нарушением законодательства. А значит, в подобной ситуации предпринимателю грозят штрафные санкции.
В соответствии со ст. 4.5 Кодекса об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ) привлечь ИП к административной ответственности могут в течение двух месяцев со дня, когда он превысил лимит.

Фрагмент документа . Статья 15.1 КоАП РФ
Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, - влечет наложение административного штрафа

на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей;
на юридических лиц - от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Кроме того, если у ИП не будет установленного лимита по кассе, это может стать препятствием для открытия ему расчетного счета в банке. Хотя законодательство РФ и не устанавливает для индивидуальных предпринимателей необходимость открывать счета в банке, в то же время они не освобождаются от обязанности, прописанной в п. 1.4 Положения, по хранению на банковских счетах наличных денег сверх установленного лимита.
Стоит отметить, что судебная практика складывается не в пользу нарушителей.

Судебная практика . В Постановлении от 09.02.2012 по делу N А56-44496/2011 Тринадцатый арбитражный апелляционный суд пришел к выводу о том, что несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств, неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности, превышение кассового лимита являются нарушениями законодательства.
К аналогичному выводу пришел Двенадцатый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 03.02.2012 по делу N А12-20502/2011: отсутствие либо искажение учета поступивших или не поступивших в кассу наличных денежных средств (части денежных средств) признается нарушением, влекущим административную ответственность.

Как рассчитать лимит по кассе

Порядок расчета кассового лимита прописан в Приложении к Положению N 373-П (далее - Приложение). Он зависит от того, есть ли у предпринимателя поступления наличной выручки от реализации товаров (работ, услуг) либо он осуществляет только выдачу наличных денег. Дня каждого случая в Приложении предусмотрена своя формула. Лимит остатка наличных денег определяется в рублях. При этом для округления лимита до рубля могут применяться правила математического округления (Письмо Банка России от 24.09.2012 N 36-3/1876).

Когда ИП постоянно получает наличную выручку

Если известен ожидаемый объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, лимит кассового остатка рассчитывается по формуле:

L = (V / P) x N

V - объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях;
P - расчетный период, определяемый индивидуальным предпринимателем, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях;
N - период времени между днями сдачи в банк индивидуальным предпринимателем поступивших наличных денег в рабочих днях. Указанный период не должен превышать 7 рабочих дней, а при расположении предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - 14 рабочих дней.
Расчетный период при этом не может превышать 92 рабочих дней. Он определяется предпринимателем самостоятельно: к примеру, это может быть период, предшествующий периоду установки лимита, либо период, когда наличная выручка бывает максимальной, либо соответствующий период прошлого года.

Пример 1 . Индивидуальный предприниматель Черкасов И.Ф. занимается розничной торговлей детской одежды. Расчетным периодом является август 2013 г. (22 раб. дн.). Объем выручки от реализации товаров за расчетный период составил 157 000 руб. Магазин работает пять дней в неделю.
Лимит остатка денежных средств составит 14 273 руб. (157 000 руб. / 22 раб. дн. x 2 дн.).

Когда нет постоянной наличной выручки

В настоящее время все чаще денежные средства работникам не выдаются из кассы, а переводятся на банковские карты. В безналичном порядке производятся и расчеты по договорам. В результате возникает ситуация, когда предприниматель не имеет поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги. В подобном случае для расчета лимита по кассе используется формула:

L = (R / P) x N

где L - лимит остатка наличных денег в рублях;
R - объем выдачи наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, за расчетный период в рублях;
P - расчетный период, определяемый индивидуальным предпринимателем, за который учитывается объем выдачи наличных денег, в рабочих днях;
N - период времени между днями получения предпринимателем наличных денег по денежному чеку в банке, за исключением сумм, предназначенных для выплат работникам, в рабочих днях.

Пример 2 . Индивидуальный предприниматель Творов С.Л. осуществляет розничную торговлю продукцией печатных СМИ. Оплата продукции производится только безналичным способом. Учитывая, что магазин работает без выходных, продолжительность расчетного периода составляет 31 день. В качестве расчетного периода принят август 2013 г. Объем выдачи наличных средств за период составил 175 000 руб. Получение по денежному чеку наличных денежных средств из банка осуществляется два раза в месяц (вместе с заработной платой).
Лимит остатка денежных средств в кассе равен 84 677 руб. (175 000 руб. / 31 дн. x 15 дн.).

Следует обратить внимание, что если объем выдачи наличных денежных средств из кассы организации за расчетный период равен нулю (то есть денежные средства перечислялись подотчетным лицам на банковскую карту), то остаток в кассе предпринимателя на конец дня, равный внесенной подотчетным работником неиспользованной сумме, будет считаться сверхлимитным. Данную сумму предпринимателю необходимо из кассы внести на свой банковский счет.

Как установить лимит

Согласовывать величину кассового лимита с банком не требуется. Однако, чтобы начать применять рассчитанный показатель, индивидуальный предприниматель должен утвердить его своим приказом (распоряжением) (см. образец приказа об утверждении лимита по кассе в примере 3).

Пример 3 . Образец приказа об утверждении лимита по кассе

Индивидуальный предприниматель Черкасов А.А.

Приказ

Москва

Об утверждении величины лимита

остатка наличных денег в кассе на IV квартал 2013 г.

Руководствуясь Положением Банка России от 12.10.2011 N 373-П о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить на IV квартал 2013 г. лимит остатка наличных денежных средств в кассе индивидуального предпринимателя Черкасова А.А. в размере 11 214 руб. Расчет величины лимита остатка наличных средств произведен на основании cведений:

расчетный период - июль - сентябрь 2013 г. (66 рабочих дней);
общая сумма выручки за июль - сентябрь 2013 г. (66 рабочих дней) - 380 000 руб.;
выручка сдается в банк раз в три дня.

Расчет суммы лимита остатка наличных средств в кассе: 380 000 / 66 x 3 = 17 273 руб.

2. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Индивидуальный предприниматель Черкасов А.А. Черкасов

Мнение
Введение обязанности по установлению лимита по кассе усложнило жизнь индивидуальным предпринимателям. В то же время им не нужно утверждать данный показатель каждый год. Напомню, по правилам, действовавшим до 2012 г., лимит остатка кассы организациям приходилось определять ежегодно. Теперь же срок действия приказа об утверждении кассового лимита не ограничен и предприниматели вправе пересматривать его размер по своему усмотрению.

Какие ошибки ИП допускают при установлении лимита

Ошибки предпринимателей обычно связаны с неправильным определением предельной суммы наличных средств в кассе, с неверным выбором расчетного периода или с несоблюдением кассовой дисциплины.

Ошибка с размером

Как правило, лимит определяется неправильно по одной из двух причин:

желание установить более высокий лимит по кассе;
невозможность точно определить объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях.

На практике определить объем поступлений особенно сложно тому предпринимателю, который только зарегистрировался. Но и большой опыт работы не гарантирует стабильную выручку. В связи с этим лимит по кассе часто определяется на глаз.

Мнение . Константин Андреев, бухгалтер ООО "Вяземский колос"
При определении кассового лимита не стоит забывать, что Положение N 373-П ограничивает объем наличных расчетов между организациями и индивидуальными предпринимателями: он не должен превышать 100 000 руб. по одному договору. Эта величина установлена п. 1 Указаний Банка России от 20.06.2007 N 1843-У.

Ошибки с периодом

Проблемы при расчете могут быть связаны и с выбором расчетного периода. Дело в том, что он может составлять от 1 до 92 рабочих дней. При этом давность периода не оговаривается. Для установления лимита целесообразно выбрать день с наибольшими показателями.

Ошибки при соблюдении кассовой дисциплины

Контроль за соблюдением кассовой дисциплины с 2012 г. лежит на налоговой службе, а не на банках, как это было раньше. При проведении проверок налоговики руководствуются Административным регламентом, утвержденным Приказом Минфина России от 17.10.2011 N 133н (далее - Административный регламент).

Фрагмент документа. Пункт 7 разд. I Административного регламента.
При проверке лимита по кассе проверят соответствие данных в следующих документах:

приходных и расходных кассовых ордерах;
журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов;
авансовых отчетах;
кассовой книге;
распорядительном документе об установленном лимите остатка наличных денег.

Расхождения в документах могут вызвать претензии и привести к штрафным санкциям за нарушение кассовой дисциплины.

Мнение . Вероника Парадзинская, заместитель главного бухгалтера ООО "Норд-Сейлс"
Наличные операции должны быть документально оформлены. Прием наличных денег, в том числе от работников, предприниматель должен оформить приходным кассовым ордером. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением предпринимательской деятельности, проводится по расходным кассовым ордерам. При этом от подотчетного лица нужно получить письменное заявление на выдачу средств. Составить его можно в произвольной форме. Все операции с наличными деньгами необходимо отражать в кассовой книге: записи вносите на основании приходных и расходных кассовых ордеров (полное оприходование в кассу наличности).

Одна из основных дисциплинарных ошибок связана с накоплением в кассе наличных денежных средств сверх установленных лимитов.

Мнение . Константин Андреев, бухгалтер ООО "Вяземский колос"
Наличные средства сверх установленного лимита индивидуальный предприниматель обязан хранить на банковских счетах. Сдавать сверхлимитную наличность в банк нужно в тот же день, когда лимит был превышен. Правда, это правило не удастся соблюсти, если крупную выручку предприниматель получит в выходной или нерабочий праздничный день. Накопление в кассе сумм сверх установленного предела допускается также в дни выплат заработной платы. К примеру, Седьмой арбитражный апелляционный суд отметил, что превышение лимитов правомерно в ситуации, когда наличные деньги сверх установленного лимита предназначаются для оплаты труда работников и находятся в кассе не более трех дней (Постановление от 27.03.2012 N 07АП-1697/12 по делу N А03-16725/2011). Но эти случаи являются исключением из правила.